Lean Management: un departamento de IT mejor y más barato

La metodología ajustada puede aplicarse al departamento de TI para hacer las cosas mejor, más rápido y más barato. La adopción de Lean Management implica transformar la cultura para pensar de manera más ajustada.

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¿Qué implica Lean Management?

La mayoría de las personas ha escuchado el término Lean en lo que respecta a la productividad, y, aunque pueden no tener una comprensión sólida de los principios de esta metodología, saben que implica algún tipo de enfoque que agrega valor a un proceso al elevar la eficiencia.

Para comprender qué es Lean, podría ser mejor comenzar explicando algunas de las cosas que no es Lean, por ejemplo:

• Lean no es un acrónimo, sino un concepto.
• Lean tampoco depende de ningún conjunto de herramientas o métricas para lograr su objetivo económico, ni proporciona certificaciones o niveles de logro en el camino.
• Lean Management no es un programa orientado a economizar costes en la empresa.

En esencia, Lean es simplemente una filosofía que abarca la creación de un valor máximo para un cliente mientras insta a usar un tiempo, energía, recursos y esfuerzo mínimos para lograr ese objetivo.

Cuando se piensa en esta filosofía y se compara con cualquier otro enfoque de trabajo, se hace evidente que resulta realmente eficaz para reducir costes. Pero, ¿cómo se logra economizar hasta tal punto?

En primer lugar, Lean Management requiere que se comprendan a fondo los procesos que se utilizan para crear valor para el cliente. A continuación, el trabajo se centra en mejorar esos procesos de todas las formas posibles.

Al mismo tiempo, el pensamiento Lean también anima a desarrollar y empoderar a las personas asociadas con esos procesos a través de técnicas de coaching y resolución de problemas, para, finalmente, hacer que estas personas que han interiorizado el pensamiento Lean asuman roles de liderazgo y gestión.

Los beneficios de este enfoque hacen que resulte especialmente idóneo para administrar un Departamento de IT. Las ventajas de aplicar Lean aumentan el valor que este área aporta a la compañía, ayudando a que llegue más allá del soporte tradicional que normalmente proporciona.

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¿Por qué interesa adoptar el enfoque de Lean Management en el departamento de TI?

Sin un departamento de TI altamente receptivo, muchas empresas se detendrían por completo o, al menos, se reducirían considerablemente su capacidad para satisfacer a los clientes. Sin embargo, cuando los miembros de un departamento de TI reaccionan a las demandas de sus propios clientes internos, es decir, los usuarios de negocio, su eficacia se multiplica.

¿Imaginas las ventajas de contar con un departamento de TI al completo capaz de ser proactivo en su enfoque y anticiparse a las necesidades de los clientes internos?

Con Lean Management esto es posible, ya que la filosofía ajustada lleva consigo beneficios como:

• Reducción del tiempo de respuesta. Uno de los principios clave de Lean es acortar los plazos de entrega para cumplir con las expectativas de los clientes. Dado que Lean ofrece principios y metodologías que pueden abordar y corregir las deficiencias en las operaciones de TI, puede eliminar áreas de desperdicio que retrasan el tiempo de respuesta.
  
  
• Mayor eficacia. Un buen servicio requiere estar alerta, pero cuando el personal de TI está constantemente luchando contra problemas y lidiando con la sobrecarga de trabajo, el departamento termina desperdiciando recursos. Lean Management previene este tipo de situaciones, y promueve el ahorro.
  
  
• Disminución de la variación y reducción de costes. Al medir y controlar las demandas de los proyectos de TI, el personal y los procesos pueden ser administrados más fácilmente, y todos los procesos se vuelven más repetibles, por tanto, más eficientes y económicos.

Ejemplos de iniciativas de Lean Management en el área técnica de la empresa

Existen múltiples formas en que los principios Lean se pueden aplicar a las funciones y proyectos de TI, por lo que los procesos se pueden racionalizar, logrando agregar valor a la organización.

Algunos de los modos de lograrlo son:

1. Gobierno de bases de datos: en la mayoría de las empresas, hay una gran cantidad de redundancia y desperdicio en las bases de datos del sistema de información, especialmente en lo que respecta a los datos del cliente. Este es un ejemplo clásico de cómo implementar un programa de gobierno de datos puede garantizar la integridad de los datos y superar la mala calidad de la información de la base de datos.
   
   
2. Desarrollo de software: los principios de Lean Management se pueden usar para unir el desarrollo y las operaciones de las aplicaciones, de modo que, en lugar de que el software terminado simplemente se entregue, pueda abordar en el contexto de su papel en todo el flujo de valor.
   
   
3. Adopción del análisis de la causa raíz: debido a que el personal de TI generalmente está sobrecargado de trabajo, rara vez tienen tiempo para realizar un análisis completo de la causa raíz de los problemas recurrentes. El enfoque Lean permitiría estudiar el problema en todos los departamentos y determinar las causas de origen, medir los resultados y establecer procesos que eviten o minimicen la recurrencia.
   
   
4. Satisfacción de las consultas de manera óptima: al aplicar principios Lean, el personal de TI puede proporcionar una solución que satisfaga los requisitos de la consulta, eliminando el desperdicio y proporcionando una base para la mejora continua del servicio.
   
   
5. Impulsar la escalabilidad de los sistemas de TI: cuando una empresa crece, los servicios de TI deberían ampliarse junto con ella, idealmente sin incurrir en nuevos costes masivos para el equipo y el personal. Al incorporar la escalabilidad en la infraestructura de TI, se incurre en poco o ningún coste adicional cuando se presenta la oportunidad de crecimiento.

Todos estos ejemplos de Lean Management en el mundo de TI destacan por sus buenos resultados y tienen algo más en común. Se trata de que, para poder aplicarse, requieren de la transformación de la cultura, que permita a los miembros del departamento de TI, y a todos los demás que componen la organización, pensar de manera diferente.