¿Cómo sacar provecho a los datos en la gestión por procesos ? Conoce las ventajas, inconvenientes y cómo la tecnología es el engranaje clave.
¿En qué consiste la gestión por procesos? Simple: para un data management eficiente las empresas eligen este método de organización por ser uno de los más adecuados en el proceso de mejorar la calidad, la productividad y la excelencia de las empresas.
Sin embargo, para que la gestión por procesos tenga los resultados adecuados, la analítica de datos debe incluir una metodología adecuada y un proceso estrictamente riguroso. De no ser así, las consecuencias podrían ser peligrosas y poco orientadas a resultados.
De forma tradicional las empresas siempre enfocaron sus metodologías de trabajo en la gestión de procesos. Con este tipo de gestión, la empresa crea una estructura de departamentos donde agrupa todas las actividades que tienen relación. Por encima de estos departamentos se crea un organigrama con forma piramidal para establecer una organización jerárquica con funciones asociadas
De esta forma, aunque la jerarquía de cargos que existe en la empresa aparece definida claramente, en la práctica solemos encontrarnos con algunos problemas, entre ellos, la falta de definición e identificación de diversos aspectos importantes como:
Por estas y otras razones, muchas empresas resolvieron reenfocar sus esfuerzos en data management e implantar una gestión POR procesos. Este cambio les permite dotarse de una estructura horizontal que siga los procesos interfuncionales y que esté claramente orientada al cliente. Así, los procesos se definen y documentan de forma clara y se marcan las responsabilidades de cada persona, asignándoles un responsable y un equipo.
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En este modelo de gestión todos los integrantes involucrados forman parte de un equipo que controla diferentes disciplinas y que rinde cuentas a su responsable de proceso, independientemente del departamento al que pertenezca.
Se trata de una estrategia que genera grandes beneficios a los clientes, mediante la cual la empresa mejora la detección de oportunidades y aumenta su eficiencia. Por otro lado, los trabajadores también mejoran su motivación, capacidad y satisfacción.
El business intelligence lleva tiempo apoyándose en la gestión por procesos para aumentar su eficacia. Por un lado, aporta mayor visibilidad a toda la información involucrada, y por otro, consigue asegurar que el conocimiento llegue a toda la organización mejorando la calidad de los datos.
En estos últimos años de revolución digital la aparición de nuevas herramientas flexibles y muy personalizables lograron que anteriores metodologías queden anticuadas y obsoletas. Hoy el centro de todo es la experiencia ofrecida: tanto la que se ofrecemos al cliente como la que enfocamos hacia el usuario de la empresa. ¡Y todo esto se traduce en datos!
Como resultado de todo este proceso de alimentación y actualización de información en tiempo real, logramos una gestión por procesos más eficiente, apoyada en inteligencia artificial, con analítica avanzada y machine learning.
| ¿Sabías que la norma ISO 9001 determina que las organizaciones deben definir los procesos necesarios para garantizar la calidad? Para lograrlo, las empresas deben determinar las entradas y salidas, secuencias e interacciones, criterios y métodos, recursos necesarios, asignar responsables, riesgos y oportunidades, evaluar y mejorar continuamente. Justamente UN PROCESO es el conjunto de actividades interrelacionadas que interactúan con un fin en común: los resultados de la empresa. Por eso es tan importante definir los parámetros de una gestión inteligente de datos con fines competitivos, con foco en la responsabilidad y la eficiencia, pero sobre todo, con un fuerte compromiso con la calidad. |
La tecnología, a través de los datos, permite mejorar la gestión por procesos en los siguientes aspectos:
| Más datos, mayor interconexión | Más oportunidades |
| Conectar e interrelacionar procesos resulta mucho más simple gracias a la asociación de indicadores que permiten mejorar la eficiencia de cualquier decisión, multiplicando además su impacto. | El orden, la claridad y la precisión permiten detectar oportunidades donde antes sólo había caos. |
| Optimización | Adaptación en tiempo real |
| La previsibilidad y automatización generan procesos más precisos y dinámicos. Además, se revierten los clásicos problemas asociados, que hasta ahora se producían al intentar utilizar la información de manera manual. | La agilidad y el seguimiento de la información en cada momento son factores que influyen decisivamente en la posición de la empresa en el mercado. Hoy la clave es anticiparse a las necesidades del cliente. La calidad de datos hacen que la gestión por procesos tenga cada vez más valor, pudiendo incluso dinamizar y simplificar gestiones del cambio. |
El análisis de datos y la estadística en los proyectos de mejora arrojan tres ventajas fundamentales si migramos hacia la gestión por procesos:
Pero claro, también podemos encontrar inconvenientes que necesitamos prever para poder evitar:
Si los datos se utilizan sin ser contrastados y analizados de forma adecuada, las decisiones a las que llegamos pueden ser erróneas, peligrando el foco en la mejora continua de la gestión por procesos.
Los datos son importantes, pero lo que de verdad marca la diferencia es el proceso de transformación de toda esa información. Por eso, es muy necesario actuar con rigor y precaución. ¿De qué manera?
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Utilizar una herramienta tecnológica especializada es la mejor forma de implementar, mantener y automatizar la gestión por procesos. Mediante una plataforma tecnológica es posible centralizar todo el manejo en una única herramienta a través de la cual se asignan roles, responsabilidades, actividades e indicadores para medir los resultados.
Sumado a todos estos factores que venimos analizando, hoy la agilidad y la adaptación son claves para liderar el mercado. Las empresas que NO SE ADAPTAN, que NO SON CAPACES DE CAMBIAR y adaptarse, pierden oportunidades, quedan rápidamente obsoletas. Por eso, el manejo eficiente de procesos sobre la base de datos no es una opción, es cada vez más una necesidad prioritaria.
De esta forma el manejo de documentación se hace más efectivo, mejoran la comunicación y los tiempos, se reducen costos y la organización puede centrarse en sus clientes.
Una plataforma tecnológica de gestión de procesos ayuda a integrar los sistemas con un enfoque en gestión por procesos, ayuda a las empresas a tener en cuenta el mediano y largo plazo, y a permanecer concentradas en la planificación y desarrollo de su estrategia.
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