El valor de la gestión de datos

El rol de los datos en la gestión por procesos

Posted on Wed, Mar 7, 2018

La gestión por procesos es uno de los métodos de organización más adecuados para mejorar la calidad, la productividad y la excelencia de las empresas. Por esa razón se trata de un sistema cada vez más utilizado en organizaciones de todo tipo, con independencia de su actividad o tamaño.

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Sin embargo, para que la gestión por procesos tenga los resultados adecuados, los datos deben utilizarse con una metodología adecuada y de forma estrictamente rigurosa. De no hacerse así, las consecuencias podrían ser peligrosas.

No es lo mismo gestión por procesos que gestión de procesos

De forma tradicional las empresas siempre habían trabajado mediante una gestión de procesos. Con este tipo de gestión, la empresa crea una estructura de departamentos donde agrupa todas las actividades que tienen relación. Por encima de estos departamentos se crea un organigrama con forma piramidal para establecer una organización jerárquica con funciones asociadas

De esta forma, aunque la jerarquía de cargos que existe en la empresa aparece definida de forma clara, nos encontramos con algunos problemas. Diversos aspectos importantes no aparecen reflejados:

  • responsabilidades
  • estrategia
  • flujos de información
  • funcionamiento
  • relaciones con clientes
  • y otros

Por estas y otras razones, muchas empresas se han decantado por implantar una gestión por procesos.

Con una gestión por procesos se dota a la empresa de una estructura horizontal que sigue los procesos interfuncionales y que está claramente orientada al cliente. Los procesos se definen y documentan de forma clara y se marcan las responsabilidades de cada persona, asignándoles un responsable y un equipo.

 

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De esta forma, todos los implicados forman parte de un equipo que controla diferentes disciplinas y que rinde cuentas a su responsable de proceso, independientemente del departamento al que pertenezca.

Se trata de una estrategia que genera grandes beneficios a los clientes y mediante la cual la empresa mejora la detección de oportunidades y aumenta su eficiencia. Por otro lado, los trabajadores también mejoran su motivación, capacidad y satisfacción.

Tecnología y gestión por procesos

El business intelligence lleva tiempo apoyándose en la gestión por procesos para aumentar su eficacia. Le da mayor visibilidad a la vez que consigue asegurar que el conocimiento llega a toda la organización mejorando además la calidad de la información.

Pero ha sido en estos últimos años de revolución digital cuando la aparición de nuevas herramientas flexibles y muy personalizables han conseguido que anteriores metodologías como Six Sigma estén quedando anticuadas.

Ahora el centro de todo es la experiencia ofrecida. Tanto la que se ofrece al cliente como al usuario de la empresa. Y esto se traduce en datos.

Como resultado tenemos una gestión por procesos automatizada, más eficiente y que se apoya en inteligencia artificial, analítica avanzada y machine learning.

La tecnología, a través de los datos, permite mejorar la gestión por procesos en los siguientes aspectos:

  • Al poder utilizar muchos más datos, es posible unir a los procesos mucha más información. Se le asocian indicadores y de esta forma es mucho más fácil implantar cambios que permitan mejorar la eficiencia de cualquier acción que se lleve a cabo, multiplicando además su impacto.
  • Permite ver oportunidades donde antes sólo había caos.
  • Los procesos pueden ser optimizados y acelerados evitando todos los problemas que hasta ahora se producían al intentar aprovechar al máximo la información. De esta forma es mucho más viable que quienes deben tomar decisiones puedan reconsiderar estrategias para aprovechar todas las oportunidades de forma rápida, superando de esta forma a su competencia.
  • Es posible adaptar el negocio a los cambios casi en tiempo real, manteniendo de esta forma la posición de la empresa en el mercado y mejorando lo que los clientes esperan.

El continuo aumento de la cantidad de datos así como su aprovechamiento por parte de las empresas está consiguiendo que la gestión por procesos tenga cada vez más valor, pudiendo incluso utilizarse para llevar a cabo una gestión del cambio.

Ventajas e inconvenientes de la analítica en la gestión por procesos

El análisis de datos y la estadística en los proyectos de mejora de la gestión por procesos ofrece tres ventajas fundamentales:

  • Consigue que no se consideren ciertas algunas ideas o afirmaciones falsas.
  • Basarnos en datos objetivos nos ayuda a argumentar el porqué de aquellas acciones que se realizan para conseguir mejoras.
  • El trabajo sistemático se favorece.

Pero también podemos encontrar inconvenientes. Si los datos se utilizan sin ser contrastados y analizados de forma adecuada, las decisiones a las que llegamos pueden ser erróneas, haciendo peligrar de esta forma la mejora continua de la gestión por procesos.

Los datos son importantes, pero lo que de verdad marca la diferencia es el proceso de transformación de todos esos datos en decisiones acertadas. Es necesario que se actúe con rigor y precaución. contrastando la información y las fuentes de donde provienen y analizándolos detenidamente. Si no se hace así, estaríamos utilizando la analítica de manera irresponsable.

Gestión por procesos a través de plataformas tecnológicas

Utilizar una herramienta tecnológica especializada es la mejor forma de implementar, mantener y automatizar la gestión por procesos.

Mediante una plataforma tecnológica es posible centralizar todo el manejo en una única herramienta a través de la cual se asignan roles, responsabilidades, actividades e indicadores para medir los resultados. De esta forma todo está definido y controlado.

El manejo de documentación se hace más efectivo, la comunicación se mejora, los tiempos y costes se reducen y la organización puede centrarse en sus clientes.

Una plataforma tecnológica de gestión de procesos ayuda a integrar los sistemas de gestión con enfoque en gestión por procesos, ayuda a las empresas a tener en cuenta el largo plazo y a permanecer concentradas en la planificación y desarrollo de su estrategia.

 

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Topics: Gestión de Datos