Dentro de este enfoque, Pierre Dorion define el data archive como "una colección de registros históricos seleccionados de forma específica para la retención a largo plazo y servir de referencia en el futuro". Por lo tanto, los archivos de datos incluyen desde aquellos datos antiguos que pueden sernos de utilidad para realizar búsquedas hasta aquellos otros que deben guardarse para satisfacer los requerimientos que establece la normativa.
Atendiendo al objetivo apuntado, no solo debemos optar por un sistema de data archive, independiente de la copia de seguridad. También es clave realizar buenas prácticas para que el archivado de datos responda a las necesidades de la organización. Éstas son algunas de las más importantes:
Los beneficios del archivado de datos giran en torno a sus funcionalidades y utilidad para controlar el crecimiento de los datos en las bases de datos de producción. A través de su plataforma de archivado centralizado y unificado podemos conservar y gestionar datos procedentes de las distintas fuentes de datos históricos y hacerlo para distintos fines, como el cumplimiento de las leyes o la investigación y la presentación de informes de negocios.
Además, los beneficios del data archive están relacionados con cuestiones apuntadas, como el cumplimiento de normativas, la reducción de datos y, con ello, el ajuste presupuestario. Asímismo, permite reducir el costo de las aplicaciones heredadas, pues los datos históricos que almacenamos se encuentran almacenados de forma comprimida.
Los beneficios, por último, dependen también de las funcionalidades que ofrezcan las distintas soluciones. En algunos softwares se incluye su almacenamiento, la gestión del ciclo de vida de los datos e incluso su duplicación, con lo que es importante informarse al respecto, sin olvidar la posibilidad de integrar copias de seguridad.
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