Cómo implementar un sistema de gestión de datos con éxito

Aunque muchas empresas eligen implementar un sistema de gestión de datos propios, liderando el proceso desde sus propios equipos de IT, en la práctica la figura del especialista externo puede marcar la diferencia en cuanto a tiempos, costos y eficiencia. Veamos por qué.

El modelo de manejo de datos de cada negocio, sus datos maestros, las acciones de limpieza y mantenimiento, los aspectos relacionados con la seguridad y el acceso son algunos de los puntos de trabajo que se abren cuando iniciamos un proceso de transición hacia el trabajo con datos. Y todos estos aspectos son de tal relevancia que es imprescindible una buena preparación previa, enfocada en objetivos y estrategias de la organización, así como un trabajo de seguimiento posterior que confirme que todos los elementos quedan alineados.

¿Qué ayuda se necesita para la implementación de un sistema de gestión de datos?

Las organizaciones necesitan consultores. Es muy frecuente que, una vez embarcados en el proceso de migración hacia el Big data o hacia un modelo de negocio basado en datos inteligentes, la empresa detecte que carece de la experiencia, el tiempo, expertise u objetividad necesarias para llevar a cabo el proyecto completo de implementación de un sistema de gestión de datos. Y una vez que el proceso inició, sumar a un auxiliar exterior puede ser costoso en términos de tiempo, dinero y manejo de las frustraciones del equipo.

Además, en el caso de los equipos de IT, destaca un reciente artículo de Revista Myt que “Reclutar talentos con habilidades y la experiencia adecuada no solo puede llegar a ser desafiante y costoso, sino que, además, en el mediano y largo plazo, es difícil retenerlos, lo que se puede convertir en un obstáculo común para los líderes de TI de estas empresas. Los pronósticos apuntan hacia modelos operativos de TI en los que se subcontrata una experiencia más especializada”.

Todos los conocimientos deben combinarse para que el sistema de gestión de datos sea accesible, seguro, funcione en la calidad y velocidad suficiente, no presente problemas de integración con aplicaciones u otros sistemas existentes y se adapte a las futuras necesidades del negocio. 

Para visualizar este complejo entramado de temas y la conciencia que van tomando poco a poco las empresas, vale observar un relevamiento reciente que indica lo siguiente:

La conciencia corporativa aumenta y los especialistas se amoldan a un contexto que requiere cada vez más de un trabajo coordinado, en equipo.

Aspectos a considerar en una implementación

Como en cualquier otro proceso de implementación de cambios, es necesario contemplar estos aspectos:

1. Especialidad: una de las razones más comunes para la contratación de un consultor es la experiencia que no está disponible dentro de la propia organización. A pesar de que el equipo de IT puede haber sido entrenado en los requisitos del sistema de gestión de datos, puede no tener el conocimiento en profundidad necesario para ocuparse de la implementación.
   
   
2. Dedicación: incluso si la organización tiene el talento y la base de conocimientos que se requieren, puede que no sea capaz de hacer que la gente adecuada esté disponible en el momento en que hace falta, debido a otras demandas del negocio. Se trata de una circunstancia bastante habitual que impide que los perfiles clave puedan ocuparse de completar las tareas requeridas en las fechas deseadas. El uso de un consultor puede ayudar a resolver este problema de tiempos. De hecho, los consultores pueden ser capaces de completar las tareas en menos tiempo que su propio personal debido a su experiencia con el trabajo.
   
   
3. Experiencia: una empresa consultora que se especializa en la gestión de datos tiene sobre sí la experiencia y práctica concreta vivida en otros escenarios similares con muchas organizaciones diferentes. Eso hace que todos sus profesionales conozcan muy de cerca temas relacionados a la planificación, el desarrollo y la implementación de sistemas. Si el personal de la propia empresa nunca estuvo involucrado en estas actividades, su falta de experiencia puede llevarle a tomar decisiones equivocadas, que podrían abocar el proyecto al fracaso.
   
   
4. Eficiencia: el nivel de especialización de un consultor permite que la implementación de un sistema de gestión de datos se lleve a cabo en menos tiempo, sin que ni el plazo ni el presupuesto estimado para el proyecto se excedan. Además, los beneficios de recurrir a esta ayuda externa también se notan en el diseño de una visión orientada a futuro, que se trascienda de las meras necesidades actuales del negocio.
   
   
5. Objetividad: un consultor externo puede ofrecer una visión imparcial del sistema de gestión de datos. De esta forma, es más probable detectar problemas, optimizar funciones y mejorar el resultado sin que la propia participación en el sistema y la cultura de la organización terminen por influir.
   
   

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Asimismo, es capaz de explorar soluciones pasadas por alto, minimizar el riesgo y, sobre todo, asegurar la transferencia de conocimiento, una piedra fundamental de todo el proceso de implementación de cambios, porque ayuda a impulsar la autosuficiencia de la propia organización de cara a los sistemas de gestión de datos.

Sin la asistencia en TI adecuada, las organizaciones se enfrentan a desafíos y riesgos grandes, incluidos la falta de productividad y la exposición de sus datos privados. Juntos, especialistas y líderes corporativos, debemos aprender a crear un nuevo camino donde la digitalidad sea reconocida como actividad esencial para superar los retos de las empresas. De la mano de los consultores expertos, todas las empresas tienen esta oportunidad por delante.

¿Estás considerando una implementación de un sistema de gestión de datos?