Con la explosión de datos provocada por las redes sociales, los sistemas móviles, la digitalización de documentación en papel y el fuerte interés en Arquitectura Orientada a Servicios (SOA) y Software as a Service (SaaS), las empresas tienen problemas para poder conseguir informes consistentes y asegurar el cumplimiento de normas y legislación. Todo esto ha provocado un gran interés en saber qué es MDM (Master Data Management) y por qué es importante para una organización.

Qué es MDM

Un MDM es un método integral que permite a una empresa unificar todos sus datos críticos en un solo repositorio. A ese repositorio se le llama fichero Maestro y una vez implantado y puesto en marcha, éste pasa a convertirse en el punto común de referencia, capaz de eliminar la redundancia y la inconsistencia de las diferentes versiones de datos en la organización. Cuando se hace correctamente, un MDM:

• Simplifica el intercambio de datos entre el personal y los distintos departamentos, aumentando la calidad y coherencia de la información.

• Facilita el trabajo con múltiples arquitecturas de sistemas, plataformas y aplicaciones ya que, la mayoría de los sistemas de software tienen listas de datos que son compartidos y utilizados por varias de las aplicaciones que lo componen.

Pese a que existe mucha confusión alrededor de los datos maestros y su definición, en entornos de negocio es frecuente que se lancen consultas preguntando "¿qué es MDM?", los master data son a menudo uno de los activos clave de una organización, tanto es así que incluso pueden motivar grandes operaciones, como fusiones y adquisiciones, que tiene  como objetivo el acceso a los datos maestros de cliente.

Además de los master data sobre el cliente, existen varios más; siendo los más típicos: producto, empleado, ubicación o activo. Sin embargo, la forma de identificar los elementos de datos que deben ser administrados por un sistema de gestión de datos maestros es mucho más compleja que estas definiciones y requiere de un análisis más profundo.

La importancia de Master Data Management

Las empresas hoy en día se esfuerzan por ser más ágiles mediante la implementación de sistemas de información que apoyen y faciliten los cambios en los requisitos del negocio. Como resultado, la gestión de la información sobre productos, clientes, etc. se ha vuelto cada vez más importante. Pero existen dos problemas:

1. Todavía existen muchas empresas que no basan sus decisiones en toda su información, sino en un porcentaje muy reducido de sus activos informacionales. Según un reciente informe de Forrester:

• Las mayoría de empresas estiman que están analizando sólo el 12% de sus datos, por lo que podrían estar perdiendo la perspectiva que los demás datos, ese 88% restante, les aportaría.

• Las organizaciones creen están perdiendo más del 27% de sus ingresos debido a datos maestros inexactos.

2. Las organizaciones trabajan con muchos sistemas distintos de almacén de información, lo que genera datos superpuestos, redundantes e incoherentes. Por ejemplo:

• Definiciones de términos comunes que pueden diferir entre sistemas.

• Reglas diferentes para la validación y limpieza de datos, etc. podrían presentarse en los distintos sistemas.

Obtener datos maestros consistentes, completos y relevantes no es tan sencillo. Ni siquiera en la actualidad, cuando se es consciente de su importancia. Porque hace tiempo ya que se conoce de la existencia de los datos maestros, pero hasta hace poco las organizaciones no eran tan conscientes de que:

• Necesitan sistemas MDM para gestionar su información.

• Los datos maestros son datos especiales.

• Su relevancia para el negocio  es incuestionable.
  
  

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La información más crítica de una empresa debe estar bien gestionada para garantizar que el sistema MDM proporciona datos maestros limpios y coherentes a toda la organización. La calidad de los datos maestros es uno de los principales objetivos de la habilitación MDM de una empresa. Se trata de garantizar que los master data reúnen todos los atributos necesarios:

1. Exactitud
2. Integridad
3. Fiabilidad
4. Coherencia
5. Relevancia
6. Actualización

Responder a la pregunta "¿qué es MDM?" es hablar de lógica, de simplificación de la complejidad y de arquitectura de información. En una organización el sistema de datos maestros debe ser flexible y estar bien gestionado para que, actuando como un sistema de registro o un sistema de referencia, MDM sea capaz de proporcionar datos autorizados a todos los usuarios de negocio en su interacción con cualquier aplicación.