Data warehouse: caso de éxito en el sector educación

Entender la mejor forma de exprimir el data warehouse puede ayudar en gran medida a todo tipo de negocios. La mejor forma de verlo, no obstante, es mediante el estudio de un caso de éxito, en este caso aplicado al sector de la educación. Exactamente hablamos de cómo una Universidad líder de Latino América se encontraba ante una situación en la que necesitaba los servicios de PowerData y su tecnología.

La situación antes del trabajo

Tras comprender la forma en la cual la información potencia cualquier tipo de negocio, los responsables del centro universitario vieron que tenían ciertas carencias en cuanto a la gestión de la misma. Necesitaban satisfacer dos cosas. La primera de ellas era poder mantener un flujo de contacto informativo adecuado con sus alumnos, una vez estos ya se habían diplomado y abandonado la universidad. La segunda radicaba en disponer de un centro de información unificado en el cual estuvieran absolutamente todos los datos de sus estudiantes. El objetivo era común en ambos puntos: acompañar al alumno tanto ahora como más adelante en su carrera y ofrecerle nuevas propuestas que pudieran potenciar el rendimiento del negocio y el desarrollo del estudiante.

¿Cómo se encontraba la situación?

En la universidad se trabajaba con Microsoft Dynamics como CRM, así que era un buen punto de partida desde el cual comenzar. El trabajo consistiría en realizar varios procesos, desde la integración del mencionado CRM con otro tipo de herramientas que suplieran las necesidades de la universidad hasta dar forma a esa visión única que representaría a cada uno de los estudiantes. Y por supuesto, para solventar el problema del pulido de las iniciativas de marketing habría que definir una serie de métricas de resultado y KPIs que permitieran a la entidad sacar el máximo provecho de todas sus iniciativas.

Hacer esto tendría como efecto una mejora notable en la universidad, la cual ya había sufrido problemas debido a la mala gestión de la información. Por un lado, se había sufrido la duplicación de datos, la presencia de detalles erróneos sobre los alumnos e información que en general era de mala calidad. Todos estos datos no solo presentaban estos errores, sino que además se encontraban desperdigados en distintas aplicaciones y resultaba complicado tener una visión de todo ello en paralelo. En otro orden de cosas, también se habían intentado realizar algunas iniciativas de integración de aplicaciones sin éxito, por lo que ya existía una base previa ligeramente caótica que hacía que el proceso de aportar orden al data warehouse resultase un poco más complicado.

¿Qué solución se proporcionó?

El trabajo de PowerData se abordaba de una manera desafiante, pero no por ello imposible. Para responder a las necesidades del cliente se propuso el uso de una combinación formada por Data Quality de Informática y PowerCenter, cuyo trabajo combinado daría un buen resultado según las estimaciones. Inicialmente el reto se encontró en realizar dos trabajos. El primero de ellos era construir el DataWarehouse que serviría para el correcto almacenaje de las KPIs. Este sería un aspecto crucial que marcaría el buen rumbo de todo el proceso posterior. Además, se llevó a cabo la integración del CRM de Microsoft ya existente con PowerCenter.

A continuación todavía había mucho que hacer. Era el momento de sacar provecho a la solución Data Quality para dar forma a ese registro de estudiantes que serviría de base y puente para la elaboración de la base de datos unificada. En este registro se uniría la información de todas las fuentes, creando un registro único muy valioso que marcaría el buen desarrollo futuro del negocio. Y a partir de ahí se pudo pulir el trabajo en marketing gracias al aumento del ROI que se produjo, dándole a la universidad más beneficios y ayudando a su crecimiento por medio de la correcta gestión de la información.