4 Mejores prácticas para mantener la integridad de datos

Mantener la integridad de datos es un componente elemental para maximizar el poder de tu base de datos de clientes y prospectos.

Es muy posible que tus datos nunca vayan a ser perfectos. Pero sí es posible acercarse a la perfección haciendo que la integridad de datos sea una prioridad. Para ello, la organización debe concentrarse en algunas mejores prácticas que permitan infundir confianza en los datos. De lo contrario, sin tener un historial comprobado de datos confiables, nunca se tendrá confianza plena en el valor comercial de los datos.

Es muy posible que tus datos nunca vayan a ser perfectos. Pero sí es posible acercarse a la perfección haciendo que la integridad de datos sea una prioridad. Para ello, la organización debe concentrarse en algunas mejores prácticas que permitan infundir confianza en los datos. De lo contrario, sin tener un historial comprobado de datos confiables, nunca se tendrá confianza plena en el valor comercial de los datos.

La integridad de datos debe ser un requisito en cada etapa de cada proceso de negocio. La organización necesita cerciorarse de que sus datos son de utilidad para todos los interesados, todo el tiempo.

Un primer paso para saber si estáis en el camino correcto para asegurar la integridad de datos es empezar respondiendo a algunas preguntas básicas:

• Cuando en tu organización se descubren problemas de calidad de datos, ¿sois capaces de reaccionar rápida y adecuadamente?

• ¿Dispone la organización de los sistemas, los procesos, las herramientas, la formación, los controles y la monitorización adecuada para anticipar problemas y corregirlos?

• ¿dispones de recursos para atajar el problema?

• ¿Se han comunicado estos mecanismos al resto de la empresa?

¿A quién pertenecen los datos?

Hay una serie personas dentro de la organización en las que se basa la integridad de datos para cumplir sus objetivos. Estos suelen ser el:

• Responsable de negocio

• Responsable de TI

En organizaciones más grandes, sin embargo, hay personas adicionales aún más íntimamente conectadas con la integridad de datos:

• Responsable de los datos: controla la información, incluido el derecho a gestionar y eliminar datos. Es responsable de los datos en el sistema de origen o sistema de registro. Tiene una vista abstracta de los datos, centrándose en las relaciones entre tablas, roles o estructuras.

• Responsable de aplicación: garantiza que la aplicación cumpla los objetivos especificados y cumplan los requisitos del usuario. También participa activamente en los esfuerzos de racionalización de las solicitudes y en las salvaguardias de seguridad apropiadas. También está bien posicionado para comunicarse con otros interesados. TI tiende a comunicarse con un lenguaje técnico y con frecuencia impone requisitos técnicos. El negocio, por el contrario, se comunica a través de la terminología comercial sin explicar completamente sus procesos. El reponsable de aplicación debe ser fluido en ambos idiomas y comprender las necesidades particulares de cada equipo.

Mantenimiento de la calidad de datos en toda la empresa

Los problemas de calidad e integridad de datos surgen cuando los datos se comparten, se replican, se archivan, se transfieren a un data warehouse para generar informes o se envían a otro sistema. Las necesidades de los usuarios de negocio difieren, lo que resulta en conflictos debido a modelos de datos inconsistentes entre sistemas. A medida que se producen problemas de calidad de datos, se deberán aplicar nuevas reglas.

Y aquí es donde aparece un tercer papel importante:

• Administrador de datos: este asume la responsabilidad de las definiciones de los datos, el contexto, la resolución de inconsistencias entre las funciones empresariales, y las directrices de negocio apropiadas. También supervisan la custodia segura, el transporte y el almacenamiento de datos y la implementación de esas reglas. Es su trabajo explicar las normas y descripciones oficiales a los diversos responsables e interesados a lo largo del ciclo de vida.

4 mejores prácticas para mantener la integridad de datos

Delegar

Asigna un responsable de negocio y un responsable de TI para cada sistema de registro o sistema de origen.

• Forma a los responsables para tomar medidas en caso de un problema.

• Establece monitorización y alertas de acuerdo de nivel de servicio (SLA) para los sistemas de origen, de registro y middleware.

Educar

Nombra un administrador de datos para informar a todas las partes interesadas acerca de las definiciones de datos, normas y reglas.

• Publica términos comerciales en un glosario de búsqueda, accesible con sencillas herramientas de escritorio.

• Crea un repositorio de relación entre datos para que el movimiento de datos entre sistemas sea transparente.

Monitorizar

Crea cuadros de mando de calidad de datos para elementos clave individuales.

• Configura el enmascaramiento de datos, la encriptación, la detección de virus y otras medidas de seguridad.

• Desarrolla análisis de impacto para que se pueda pronosticar los problemas antes de que surjan y encontrar soluciones antes de que sea demasiado tarde.

• Dispón de procedimientos de gestión de cambios globales adecuados para que pueda recuperarse rápidamente si cualquier cambio causa problemas.

Archivar

Establece un sistema regulado para el archivo de datos, retención y destrucción.

• Protege incluso los datos obsoletos mediante la implementación de medidas de seguridad.

• Automatiza procesos para eliminar decisiones arbitrarias sobre datos y la posibilidad de datos inconsistentes y poco confiables.

La mala calidad de los datos puede resultar en cualquier número de otros resultados negativos: costes más altos, fallos en los procesos de negocio, decisiones de negocios pobres, mala atención al cliente.

Mediante los pasos anteriores, si planeas conseguir el 100% de integridad de datos, puedes estar seguro de contar con el 100% de confianza de tu organización.