¿Qué es un Data Warehouse y cómo saber cuándo necesitas implementarlo?

En la era Data 4.0 donde la información es cada vez más fundamental para la toma de decisiones de las empresas, una gestión de datos modernizada, ágil e inteligente resulta indispensable. En esa línea, entender qué es un data warehouse o almacén de datos y las diferentes opciones que la empresa tiene a la hora de guardar los datos implica tener una estrategia de datos clara y  aceptar que se trata de un elemento clave para asegurar la normalidad y el buen funcionamiento de las operaciones del negocio. 

Antes de adentrarnos en el mundo de los almacenes de datos es menester entender qué es un data warehouse y por qué son importantes para las empresas hoy en día.

Un data warehouse es un repositorio unificado para todos los datos que recogen los diversos sistemas de una empresa que puede estar alojado en un centro de datos o en la nube. Esta arquitectura de almacenamiento de datos permite a los ejecutivos de negocios organizar, comprender y utilizar sus datos para tomar decisiones estratégicas. 

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Repositorio de datos, operaciones eficientes

La centralización de la información combina los registros históricos con datos actuales y, de esta forma, la función de reporting se ve enriquecida. Cualquier informe se elabora a partir de datos procedentes de diferentes fuentes (marketing, ventas, producción o finanzas, por ejemplo) y, además, el negocio gana visibilidad, aumentando sus posibilidades de descubrir tendencias y elaborar respuestas ágiles y precisas.

Contar con un almacén de datos reduce el tiempo necesario para encontrar y analizar los datos importantes, consiguiendo que las operaciones sean más eficientes.

¿Cómo saber cuándo el negocio está listo? 

La complejidad de las operaciones es uno de los factores determinantes para plantearse la construcción de un almacén de este tipo. Cuando el volumen de datos a procesar y analizar es casi abrumador, hace falta tener un buen plan de gestión de la información, no se puede improvisar.

Minimizar el riesgo depende de decisiones como ésta. Y es que, métodos tradicionales como las hojas de cálculo, están diseñados para funcionar con una cantidad fija de datos que, si se supera, comienza a generar problemas de agilidad, de confiabilidad o de completitud.

Es mucho más sencillo controlar la calidad de los datos en un almacén de datos centralizado que hacerlo en múltiples repositorios independientes. La aparición de duplicidades es una de las pruebas más claras de este tipo de cuestiones de data quality. Pero es que, además, no poner los medios necesarios para fomentar la colaboración interdepartamental, tiene sus consecuencias. La falta de un data warehouse, unida a la dependencia de las hojas de cálculo dificulta el gobierno de los datos.

Imagina una situación que puede ser muy familiar en muchas organizaciones:

• Hojas de cálculo utilizadas por casi todos los departamentos de la empresa.

• Diversos propietarios de negocio.

• Necesidad de trabajar en base a datos, de todo tipo, históricos y actuales.

• Generación de informes manuales.

• Volumen de la información creciendo de forma progresiva.

En este escenario, ¿dónde queda la eficiencia?, ¿quién controla la información?, ¿cómo se puede reducir el tiempo invertido en cada proceso? Un almacén de datos centralizado lo consigue.

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Beneficios de implementar un almacén de datos

Los resultados de implementar un data warehouse no tardan en dejarse ver, promoviendo beneficios como los siguientes:

• Agilidad del reporting: optimizar el tiempo necesario para la generación de informes es uno de los primeros signos del trabajo con un data warehouse. Ya no hace falta recurrir a diferentes fuentes para comprobar si se actualizan los datos, o para mantener manualmente su actualización. Ya no existe información perdida o aislada. Todo el mundo sabe que todos los datos, en las mejores condiciones de calidad, están en el almacén central.
  
  

• Reducción de los tiempos de espera: eliminando procesos ineficaces e incluso tensiones entre departamentos.  A veces a los usuarios les falta tiempo para poder ocuparse de compartir determinada información y, otras, el problema es que ni siquiera saben dónde encontrar los datos que resuelven la consulta que deben gestionar. La implementación de un almacén de datos puede ayudar a centralizar los datos y poner información de calidad a disposición de todos los miembros de la organización de forma más eficaz.
  
  

• Versión única de la verdad: cuántas veces han aparecido discrepancias entre informes procedentes de distintos departamentos, e incluso entre datos e informes. ¿Cuál es la opción válida? ¿En cuál se puede confiar? Se necesita mucho tiempo para resolver este tipo de conflictos que, de no detectarse, conducen a errores de graves consecuencias. Sin embargo, al implementar un data warehouse se eliminan los registros duplicados, desaparecen los errores e inconsistencias y la información que se emplea como base para el reporting es precisa, completa y está actualizada.

En síntesis, los almacenes de datos permiten a las empresas mayor eficiencia, confiabilidad, accesibilidad y velocidad a la hora de guardar y acceder a la información para la toma de decisiones de negocio. 

¿Tienes dudas sobre por qué y cómo implementar un data warehouse en tu empresa?