Disponer de información limpia, fiable y accesible, capaz de garantizar su oportunidad, accesibilidad y precisión, exige una buena gestión de datos maestros. En el actual contexto digital, marcado por la revolución de los datos, se trata de un imperativo a la hora de aumentar la productividad de los usuarios de negocio y tomar las mejores decisiones, entre otras ventajas competitivas. 

Frente a otros tipos de datos, como los no estructurados, datos jerárquicos, transaccionales o metadatos, los datos maestros o Master Data Management (MDM) se caracterizan por ser los datos críticos del negocio. No en vano, constituyen uno de los principales activos de la empresa.

Qué son y por qué tienen una importancia crítica

Puesto que son datos que se comparten entre los sistemas informáticos sin dejar de ofrecer una visión única de la verdad, la multiplicidad de aplicaciones obliga a su creación y gestión para su mantenimiento. De ahí su importancia estratégica a la hora de crearlos, gestionarlos y aprovechar todo su potencial. 

En la práctica, los MDM pueden referirse a distintos elementos, áreas o unidades de negocio, como los clientes, las cuentas, los productos, los empleados, los vendedores, los contratios o las oficinas, pongamos por caso. En resumen, podemos afirmar que admiten distintas categorías y subcategorías, que normalmente responden a áreas relacionadas con lo conceptual, las personas, las cosas y los lugares.

Lógicamente, tantas y tan variadas como sea necesario, si bien determinar cuáles deben ser considerados como tales requiere de la aplicación de una serie de criterios orientados a determinar la importancia de una determinada materia o entidad para la organización.

Entre otros criterios, nos fijaremos en su sustantividad, valor para la empresa, reutilización o, por ejemplo, variación a lo largo del tiempo para finalmente tomar la decisión pertinente a la hora de incluirla o no en una solución de datos maestros. Solo esos datos valiosos y sustantivos, realmente críticos para la empresa, precisarán de una adecuada gestión para garantizar su corrección y consistencia. 

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La gestión, clave para una visión coherente

La creación y mantenimiento de los datos maestros es todo un reto para la organización. La importancia capital de los mismos para el buen funcionamiento de la empresa implica una no menor trascendencia de su gestión. En este sentido, resulta prioritario lograr una eficaz gestión de datos maestros si aspiramos a que éstos sean de alta calidad.

Solo así nos ofrecerán una visión de los datos coherente sobre las unidades de negocio que resulten esenciales para la organización. A partir de esos datos compartidos, cuyos atributos serán la precisión, calidad, confiabilidad y la oportunidad, la información podrá resultar todo lo correcta, ágil y útil que precisen los usuarios de negocio. 

No en vano, además de crearlos, esa buena gestión será la que garantice que éstos cumplen a lo largo del tiempo con esos requisitos que favorecen la obtención de claras ventajas comparativas. Para ello, la misma debe llevarse a cabo desde el principio y de forma continua, al margen de que la implementación de un proyecto sea un proceso largo y complejo y de que su éxito requiera de la participación de los usuarios de negocio. 

Por lo general, se recomienda la ejecución de un proyecto completo de forma progresiva, sin perjuicio de que se puedan ir obteniendo beneficios desde el principio. A este respecto, la escalabilidad y la automatización de los procesos son importantes ventajas que nos brindan las soluciones más avanzadas.