La adopción de un Master Data Management (MDM o gestión de datos maestros) ya forma parte de la planificación estratégica de innumerables empresas. No en vano, según el MDM Institute, institución mundial independiente para su investigación, es una de las llaves principales para conseguir una organización de TI "más eficiente, eficaz y oportuna".

Sin embargo, hay muchas empresas que todavía carecen de un programa MDM. En palabras de Aaron Zornes, Jefe de Investigaciones del MDM Institute, todavía siguen luchando por lograr "una visión única de la verdad".

A continuación, algunas de las preguntas más comunes que habitualmente se hacen los no iniciados. Dado que se trata de un concepto ventajoso que suscita un gran interés, y de que trasciende lo puramente tecnológico, responder a preguntas básicas puede ayudar a entenderlo desde un punto de vista práctico.

¿Qué es un MDM?

Master Data Management o MDM es un paso clave en la unificación y consolidación de los datos críticos de la organización para proporcionar una sola fuente de verdad e información coherente, con el propósito de mejorar su confiabilidad y oportunidad a la hora de satisfacer necesidades de negocio.

Al implementar con éxito un programa de gestión de datos maestros conseguimos una mejora de las operaciones desde un enfoque global. Es decir, un MDM cubrirá todos los departamentos de la empresa y también los procesos relativos a la unidad de negocio o unidades contempladas.

¿Para qué sirve el MDM?

Un MDM sirve para proporcionar una visión única de la verdad en lo que respecta a información relativa a unidades de negocio críticas para la empresa, como por ejemplo clientes, productos, proveedores o ubicaciones.

Su objetivo último es ayudar a la liberalización del dato para aportar información confiable, oportuna y coherente con el fin de ayudar en la consecución de objetivos de negocio centrados en esas áreas importantes. 

Constituye una ventaja competitiva que ayuda en lo operativo y estratégico: tanto a la hora de ejecutar procesos de negocio como de tomar mejores decisiones. En concreto, aporta beneficios tangibles para reducir costos, en el cumplimiento de las normativas o, entre otras ventajas, en la satisfacción y fidelización del cliente, agilizando a su vez la creación de nuevos canales y productos. 

Asimismo, será de gran utilidad para realizar análisis que aporten valor y ayuden a tomar mejores decisiones dentro de un marco data driven, orientado a datos de calidad o, pongamos por caso, al ejecutar fusiones y adquisiciones. En definitiva, dada la importancia de los datos como activo de la empresa, puede ser decisiva para su supervivencia. 

¿Qué empresas necesitan un MDM?

La implementación de un programa de gestión de los datos maestros es una necesidad para la mayoría de las empresas. Tengamos en cuenta que los datos son un activo estratégico de gran valor, probablemente el más valioso, así como los problemas de gestión de la información que conlleva el actual escenario, marcado por la era digital.

Por lo tanto, un MDM no solo se dirige a las grandes empresas o a aquellas que realicen actividades que impliquen procesos complejos, sino a todas aquellas que trabajen con datos y realicen procesos que deben compartir datos. 

Será fácil responder a la pregunta si tenemos en cuenta que la fragmentación de datos en silos, consecuencia de la simultaneidad de sistemas y la proliferación de aplicaciones, convierte a las empresas que utilizan un solo modelo de datos en una rara excepción.

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¿De quién es responsabilidad?

Desde su misma concepción, un MDM implica a toda la empresa, no solo al departamento de TI. Pero también es cierto que éste tiene un papel esencial a la hora de entender las necesidades y expectativas de los usuarios antes de crearlo, así como para proponer estrategias, diseñar arquitecturas y buscar soluciones tecnológicas idóneas.

¿Cuáles son las claves de su éxito?

Diseñar una arquitectura ad hoc, siempre en función de las necesidades de la empresa, así como la implementación de buenas prácticas ayudan a aumentar el valor del negocio y el retorno de inversión de las soluciones MDM.

Puesto que no se trata de la mera implantación de una tecnología, además de un buen enfoque el éxito solo es posible cuando se utiliza como herramienta para mejorar el funcionamiento de los procesos empresariales. Ello implica conocerlos a fondo para tener los objetivos claros y adaptar el MDM a los mismos.

A la hora de implementarlo con éxito también es esencial la implicación de los usuarios y de la empresa en general, incluyendo los puestos directivos. Para optimizar su eficiencia debemos establecer prioridades en cuanto a items a incluir (por lo general productos, clientes, proveedores...), así como hacerlo de forma escalable. Será más fácil una introducción progresiva eficiente si contamos con soluciones maduras, que incluyan funciones flexibles, adaptables a nuestras necesidades y escalables.