Inconsistencias en los datos, falta de calidad en la información, problemas de integración, fragmentación de datos y un insuficiente gobierno de la información son las consecuencias de no saber gestionar adecuadamente los datos maestros. Master data management (MDM) es la solución a todas estas cuestiones y también la respuesta a las preguntas que, en todas las organizaciones, surgen acerca de clientes, productos, empleados, proveedores y finanzas.
Los costes de una gestión incorrecta
No sólo los resultados se ven afectados por una gestión de datos maestros inconsistentes, sino que, un master data management insuficiente, también causa efectos negativos en los costes provocando:
- La incorrecta toma de decisiones de negocio, a estar basada en datos de mala calidad y carecer la organización de una visión única.
- El descenso del nivel de ingresos, por la pérdida de oportunidades de cross - sell, el aumento de la tasa de abandono de clientes y los errores en las entregas que generan devoluciones.
- La proliferación de ineficiencias operativas, que obligan a invertir recursos en hacer ajustes y en la repetición de procesos.
- El aumento de los costes de producción, que se debe a la duplicación de códigos de artículos, los stock outs (reales y falsos) y el incremento de gastos asociados con la función de inventario.
- Problemas en los procesos transaccionales ocasionados por retrasos en el aprovisionamiento, la falta de precisión en la selección de clientes objetivo o la incapacidad para evaluar los riesgos.
- Ralentización de IT, que frena su potencial innovador y reduce la efectividad en costes necesaria para apoyar los requerimientos de negocio.
- Descenso en los niveles de productividad, cuya principal causa es el re-trabajo, tan costoso, que los errores de información necesitan para subsanarse.
- La necesidad de solucionar los problemas de calidad de datos que, cuando no se han arreglado en origen, exigen de mayor inversión en tiempo, recursos y expertise para arreglarse a nivel de downstream.
Master data management: la gestión maestra que conduce al ahorro
Trabajar por mejorar y dotar de consistencia la función de master data management en la organización es sinónimo de avanzar hacia el ahorro, tanto a corto como a largo plazo. MDM asegura que los datos críticos de la empresa se validan de forma correcta, consistente y completa para su circulación de consumo directo por parte de los usuarios de negocio o en procesos y aplicaciones de negocio internas o externas.
Según Gartner, master data management es clave para transformar los procesos de negocio y conseguir agilizarlos aún más, adaptándolos a las condiciones actuales del mercado. Pero no todas las tecnologías de gestión de datos maestros pueden garantizar estos beneficios en costes. Sólo una plataforma MDM integrada, basada en modelos, de configuración sencilla y flexible puede proporcionar rápidamente el valor y el ahorro que se buscan.
Cuando una plataforma MDM es lo suficientemente adaptable y cumple con estos requisitos, es capaz de reducir los costes de la organización de las siguientes maneras:
- Reduciendo los costes de interfaz: al hacer disminuir el número de integraciones punto a punto necesarias a través de aplicaciones, que implican una inversión a nivel de desarrollo y de mantenimiento. MDM centraliza la información común (datos maestros) y hace que esté disponible en condiciones de fiabilidad en los diferentes puntos dentro de los procesos de negocio.
- Disminuyendo los costes de datos de terceros redundantes: la eliminación de datos adquiridos duplicados por parte de los proveedores de datos externos, supone un ahorro significativo al vencer el efecto multiplicador de este tipo de errores. Gracias a master data management los datos de terceros se integran directamente en el sistema, para su posterior distribución a las aplicaciones de negocio en tiempo real o en modo batch.
- Minimizando los costes de limpieza de datos: las empresas invierten en calidad de datos para limpiar los datos dentro de una aplicación para un fin específico, un proceso algo más costoso que una limpieza centralizada, la que se consigue con MDM y que, al llevarse a cabo de forma individual, aplicación por aplicación, desatiende las duplicaciones.
- Haciendo descender también los costes de limpieza subcontratados: un sistema MDM puede proporcionar un ahorro significativo de costes mediante la eliminación de la necesidad de realizar una limpieza manual asignada a una contrata externa que se requiere, generalmente, bien para adecuarse a la normativa o bien por razones de marketing. El problema, además del precio, que suele ser elevado por los ajustados plazos de que se dispone para llevar a cabo este tipo de acciones; es que los datos limpios nunca se almacenan en un lugar central para el acceso futuro, por lo que se requieren limpiezas iterativas.
- Rebajando los costes de licencia, soporte de hardware y costos de los sistemas redundantes: al centralizar los datos de la empresa, MDM hace que sea posible eliminar o reducir la cantidad de sistemas de datos redundantes.
- Reduciendo los costes de desarrollo y mantenimiento solución personalizados: MDM hace posible la sustitución de maestros que fueron desarrollados originalmente para resolver un problema de negocio específico, pero que con el tiempo, han perdido la flexibilidad necesaria para satisfacer las crecientes demandas. Estos maestros son, además, mucho menos capaces de hacer frente a otras necesidades de negocios en diferentes partes de la organización, por lo que constituyen un problema más que master data management resuelve, gracias a su reemplazo por otros de fácil configuración que no requieren de codificación, logrando con ello reducir los costes en el presente y ahorrar en la inversión de desarrollo futura.
- Propiciando la reducción del coste de la entrega de información: mediante la puesta a disposición de los usuarios de los datos adecuados en el momento preciso, y gracias a la gestión de una única versión de la verdad.
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El valor de la gestión de datos maestros
Un plan de gestión de datos maestros correctamente planeado y escrupulosamente diseñado permite que el negocio ejecute sus procesos operativos y transaccionales con eficiencia. Master data management propicia la generación de valor al reducir errores, proveer datos consistentes para el reporting, información precisa y completa para el análisis y, lo más importante, garantizar una versión única de la verdad en toda la organización, que apoya a estrategia corporativa y logra:
- En el plano financiero: un reporting dotado de mayor precisión, una planificación más eficiente y una presupuestación con la granularidad necesaria. También pone a la empresa en disposición de cumplir con la regulación aplicable y optimizar la toma de decisiones, al basarse en datos exactos y consistentes.
- En el área comercial y de marketing: una visión única de cliente que mejora sus niveles de satisfacción, optimiza las relaciones con ellos, aumentando la retención y atracción; y permite el cross sell y up sell.
- En el departamento de IT: reduce la necesidad de llevar a cabo acciones de limpieza de datos, aumenta la productividad y mejora los niveles de rendimiento en el desarrollo, además de mejorar su capacidad y velocidad de innovación.
- En producción y cadena de suministro: reduce errores en la identificación de productos y referencias, evita retrasos en las entregas, minimiza los problemas de abastecimiento y previene los fallos en la función de inventario.
- Recursos humanos y gestión de proveedores: evita la aparición de errores, contribuye a lograr una visión 360º, mejora la productividad a nivel de empresa y las relaciones con terceros.