¿Cómo se relacionan la gestión documental electrónica y el big data?

En su concepto tradicional, la gestión documental electrónica trata de agilizar y mejorar el flujo de información. Permite eliminar el papeleo, mejorar las comunicaciones, facilita la colaboración y optimiza el uso de la información a nivel general de toda la empresa.

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Se trata de poderosas razones con consecuencias económicas positivas que por sí mismas ya deberían convencer a las empresas para adoptar un sistema de gestión documental electrónica.

Sin embargo, esos es solo la mitad de la foto. La otra mitad es el Big Data.

Los grandes datos constituyen una excelente oportunidad para que las empresas utilicen plenamente el contenido que ya poseen. Pero, para conseguirlo, es preciso invertir en tecnologías que permitan gestionar la cantidad, velocidad, variedad y valor de sus datos.

La solución que se implemente ha de permitir, desde facilitar a los empleados la gestión documental electrónica, hasta aprovechar las ventajas de métodos de computación más productivos. Sin embargo, no hay que olvidar que no todo es tecnología y que también hará falta que el usuario de negocio sepa cómo hacer uso de los datos como un todo, y utilice esta capacidad para impulsar esto la ventaja competitiva de la empresa.

El papel de la gestión documental electrónica en una estrategia Big Data

La capacidad de ordenar y almacenar cantidades enormes de datos es uno de los principales atributos de cualquier sistema de gestión documental electrónica. Este tipo de programas de software son los que facilitan la toma de contacto con el potencial de Big Data, porque, si bien los grandes datos están cambiando la forma en que las personas dentro de las organizaciones trabajan juntas, para apoyar esta cultura hace falta un medio donde se unan las fuerzas de todos.

Las áreas de negocio y de IT se ven beneficiadas por igual de la implementación de una solución de gestión documental electrónica, ya que es el preludio a la generación de valor. Y es que, la adopción de un programa de este tipo ayuda a la empresa de formas muy distintas, como:

• Mejorando la productividad, la organización y la comunicación en general. Traducir todos los datos entrantes de una manera significativa y útil y agilizar el rastreo de información para el consumo usuario son dos de las cualidades de este tipo de soluciones. Hoy día no cabe siquiera plantearse el llevar a cabo ninguna de estas tareas sin el apoyo de la tecnología. La gestión documental electrónica a este nivel es vital para hacer que Big Data realmente funcione para una empresa.
• Aumentando la capacidad de almacenamiento. El volumen de información que entra puede ser una bendición o una maldición, y la diferencia la marca la cantidad de información que realmente se pueda almacenar. Utilizar un programa de gestión documental electrónica permite escalar el sistema a la medida de las necesidades, para que la infraestructura crezca a la vez que lo hace el negocio.
• Incrementando la velocidad de procesamiento. El tiempo es esencial en la época en que vivimos. La inmediatez es un requisito y, para adecuarse a él, la agilidad es fundamental. Todo debe moverse a un ritmo rápido para poder mantenerse competitivo y, por eso, el trabajo con Big Data requiere velocidad de procesamiento para poder entregar resultados.
• Garantizando la seguridad. En torno a Big Data se ciernen varias preocupaciones que tienen que ver con la protección de los datos sensibles. A diferencia de lo que ocurre con los sistemas de almacenamiento basados en Internet, los software de gestión documental electrónica pueden ofrecer más privacidad, gracias a medidas de seguridad especialmente diseñadas para ellos, e increíblemente estables, que protegerán al consumidor y a la compañía de los problemas de seguridad.

¿Cuentas ya con una solución de gestión documental electrónica en tu empresa?