Los estudios de caso de los proyectos de data governance son una interesante fuente de información para aprender sobre el proceso real de la gestión y conocer su verdadera complejidad a partir de conclusiones basadas en la práctica. Esta vez repasamos un estudio de caso de Lai Kwan Cheong y Vanessa Chang, de la Curtin University of Technology, incluido en una investigación centrada en la implementación de un modelo de gobernanza de datos ad hoc en una gran organización con el fin de lograr una gestión de sus datos más eficaz.
Los problemas que se intentan corregir en esta organización, una empresa de servicios públicos, son muy comunes: dificultad de gestionar los datos, sobre todo, por la falta de funciones y responsabilidades claras, así como de protocolos de procesos y políticas internas, además de dificultades a la hora de implementar iniciativas de mejora de calidad de los datos.
Para el logro de una mejora en la gestión de los datos se llevó a cabo un proceso de implementación de una estructura de data governance de la que los investigadores extraen consejos prácticos para el gobierno de datos y, como conclusión general del estudio, finalmente subrayan la importancia capital del mismo.
La organización debe adoptar un enfoque holístico para abordar los problemas relacionados con la gestión de datos, remarcan, en referencia a autores de referencia como Friedman o Thomas, ambos partidarios del un gobierno de datos centrado en una gestión de procesos, personas y tecnologías.
A la luz de una definición de gobierno de datos que ejemplifica la definición de Newman y Logan como "el conjunto de decisiones de los derechos, procesos, normas, políticas y tecnologías necesarios para gestionar, mantener y explotar la información como un recurso de empresa", Kwan y Chang lo estiman esencial porque "define las políticas y procedimientos que garantizan la gestión de datos proactiva y eficaz".
Además, consideran que la adopción de un marco de gobernanza de datos permite que los distintos niveles de las organizaciones colaboren para gestionar los datos de toda la empresa, facilitando con ello la consecución de los objetivos corporativos.
La preocupación prioritaria de la organización elegida para el estudio de caso era la calidad de los datos y su principal reto gestionar con efectividad los datos de fuentes y sistemas dispares que, a su vez, implicaban a múltiples usuarios (alrededor de un centenar) y partes interesadas, con sus propias líneas de negocio.
La información se obtuvo a partir de los datos obtenidos de entrevistas con los administradores de TI y los administradores de gestión de datos, con las que se buscaba determinar su punto de vista, así como de una revisión de la documentación de gestión de datos de la organización. A partir de ello se obtuvo información sobre la interacción entre el departamento de TI y el negocio, el estilo de gestión de datos y la metodología utilizada para su mejora.
La implementación de un gobierno de datos eficaz consiguió una operatividad más eficiente al poner fin a los problemas de integración de datos complejos, con lo que también se consiguió asegurar un suministro fiable y eficiente en la gestión de su infraestructura de red, básicamente con un doble fin: satisfacer al cliente y también de cara al cumplimiento de normativas.
Lograrlo, sin embargo, no fue fácil. Entre otros retos, en el estudio de caso se enumeran una serie de desafíos que hubo de abordar el proyecto, entre ellos la cooperación de varias divisiones de la empresa para la construccion y mantenimiento de la infraestructura. Por ejemplo, la calidad de datos era importante para que los activos pudieran ser localizados fácilmente. Se necesitaba exactitud para poder mantener la conectividad e integridad de la red y, en suma, la fiabilidad de la red de servicios.
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Además, el equipo de gestión de datos tuvo iniciativas de gobierno de datos que también les enfrentó a otros importantes retos, como la dificultad en el establecimiento de estándares de datos, el acceso a datos de activos de difícil acceso, la dificultad en la obtención de un consenso sobre la política de custodia de los datos desde la corresponsabilidad, en cuyo caso hubo que poner de acuerdo a tomadores de decisiones y usuarios en toda la organización.
El proyecto se implementó estableciendo un marco de gobernanza para desarrollar la estructura de gobernanza de datos para la empresa, basado en componentes tales como las normas y procesos, la tecnología, monitoreo y el data governance.
Finalmente, la estructura de gobierno de datos se desarrolló partiendo de la definición de los roles y responsabilidades asumidas por ejecutivos de varias divisiones con interés en la gestión de datos. Su función es la de consensuar y aprobar las políticas, así como de colaborar con el departamento de TI para alinear estratégicamente las iniciativas empresariales y de TI.
La estructura de gobierno de datos creó un marco capaz de mitigar los riesgos de gestión de datos. Su estructura escalable dejaba abierta la futura inclusión de otras divisiones para mejorar los resultados conforme vayan integrándose nuevas áreas y grupos de interés.
La empresa estudiada demostró que el negocio y TI han de trabajar juntos con el fin de gestionar los datos corporativos con eficacia. En este punto, los autores son claros a la hora de aconsejar tanto el establecimiento de responsabilidades y funciones claras en el gobierno de datos, así como la colaboración entre el departamento de TI y el consejo de gestión de datos, sin olvidar una interacción con el consejo de gobierno corporativo. "Los datos se pueden gestionar de manera más eficaz y con éxito a través de la adopción de un marco y una estructura de gobierno de datos", concluyen.