El valor de la gestión de datos

Gestión por procesos, ¿qué la hace tan importante?

Posted on Mon, Jun 25, 2018

Para cualquier empresa, la organización y la constancia son dos aspectos de gran importancia, pero nada de esto puede lograrse si no existe un orden establecido dentro de la compañía. Por este motivo, para conseguir alcanzar dicho orden debemos realizar la gestión por procesos. Se trata de una función que llevan a cabo la gran mayoría de empresas y que resulta muy efectiva, puesto que nos va a ayudar a definir el rol que debe tomar cada empleado. Con ella, podremos cubrir de forma más satisfactoria tanto las necesidades de los clientes como de nuestros propios trabajadores, así como conocer sus expectativas.

gestion por procesos

Como podemos ver, la gestión de procesos es esencial dentro de una empresa y está considerada una de las funciones más importantes que podemos llevar a cabo. Existen múltiples métodos a través de los cuales podemos conseguir el orden, como puede ser establecer un organigrama que permita aportar al negocio lo que necesita.

La importancia de la gestión por procesos radica en los múltiples beneficios que nos proporciona. En primer lugar, una de las ventajas más importantes es que nos permite poder globalizar todos los sectores que forman parte de la empresa. Esto lleva a la creación de un departamento único sin que haya que trabajar de manera independiente en sus diferentes divisiones. De esta manera vamos a conseguir que el trabajo que se lleve a cabo sea mucho más fluido, mejorando la comunicación entre los empleados.

Todas las empresas que hacen uso de la gestión por procesos han conseguido una mayor productividad y han aumentado sus beneficios gracias al incremento del rendimiento. También hay que destacar que con la gestión por procesos se optimizan los recursos empleados y sobre todo, el tiempo que se ha dedicado a realizar las diferentes fases. Como colofón final, hace que el seguimiento al cliente sea mucho más sencillo.

¿Cuáles son las claves de la gestión por procesos?

Para que la gestión de procesos funcione de forma adecuada hay que tener en mente algunas claves fundamentales que harán que dicho funcionamiento sea excelente. Para empezar, tenemos que hablar de la dirección de la empresa, la cual debe tener un compromiso absoluto, puesto que tiene que saber que la gestión por procesos es una necesidad. Esta forma de pensar también debe extenderse entre los empleados.

La formación adecuada tanto para la gestión por procesos como para las herramientas que deben utilizarse, tiene que ser primordial. Por supuesto, para gestionar bien los procesos hay que analizarlos de forma independiente, uno a uno para luego conseguir esa unificación que ya hemos mencionado. Además, de entre todos estos procesos habrá que hacer una clasificación, dando prioridad a algunos de ellos que consideremos más importantes. Finalmente, hay que crear una relación entre procesos. En ella, habrá un mapa donde se pueda visualizar fácilmente todo lo que se emplea en dichos procesos para que la gestión sea perfecta y se mantenga el nivel de calidad.

Elementos y partes de la gestión por procesos

Dentro de la gestión por procesos podemos diferenciar varias partes para su elaboración. Cada una de ellas cuenta con sus propios elementos característicos:


  • Nivel 0: Organización (macroproceso)
    Es el punto de partida de la gestión por procesos. Podemos decir que en él se organiza todo lo que se va a hacer en una parte global conocida como macroproceso. Aquí, se definen las estrategias que se van a llevar a cabo, los procesos que se relacionan y las actividades a realizar.
  • Nivel 1: Procesos
    En este nivel se encuentran los recursos y las actividades que se van a realizar y que se relacionan entre sí para lograr el objetivo. Podemos distinguir entre tres tipos de procesos: estratégicos, claves y soportes. Los primeros estudian las necesidades, los segundos son los encargados de añadir un valor para satisfacer los objetivos y los últimos son proveedores de recursos para la compañía.
  • Nivel 2: Subprocesos
    Estos son actividades que se llevarán a cabo de forma secuencial para alcanzar el objetivo de todo el proceso.

En cuanto a las fases de la gestión por procesos, podemos comentar que en primer lugar hay que analizar la situación de la que se parte. Después es necesario analizar la cadena de valor y posteriormente rediseñar los procesos. Por último habrá que llevar a cabo un seguimiento a través de unas medidas concretas corporativas. Una vez tengamos el diseño de las medidas será fundamental aplicarlas, analizar los resultados que se han obtenido y finalmente tomar las decisiones oportunas para intentar mejorar dichos resultados lo máximo posible.

 

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