La gestión por procesos y mejora continua necesita que se visualice como un aspecto prioritario en el negocio que reciba el máximo apoyo y todos los recursos que haga falta.
Un proceso de mejora continua dentro de una empresa siempre se va a centrar en hacer uso de la gestión de procesos para poder cubrir de forma constante las necesidades que van surgiendo y poder dar una respuesta rápida a los posibles problemas eventuales que pueden surgir. Así, las operaciones que se lleven a cabo dentro de una compañía se volverán mucho más eficientes y sobre todo productivas. Sin embargo, en muchas ocasiones esta técnica de gestión por procesos y mejora continua no llega a buen puerto debido a que solemos cometer errores. Por mucho que estemos decididos a que nuestra empresa mejore, hay veces que no logramos nuestro objetivo y es importante reducir este tipo de situaciones. ¿Cuáles son los errores más comunes?
Siempre que nos ponemos manos a la obra e intentamos llevar a cabo un proceso de mejora continua solemos plantearnos un gran número de expectativas que en ocasiones suelen ser excesivas. Es decir, tendemos a especular sobre los resultados que podemos llegar a obtener de manera poco realista. Por ejemplo, muchas entidades creen que estos resultados positivos llegarán muy rápido, pero en realidad ocurre lo contrario. Se trata de un proceso a medio/ largo plazo, por lo que no conseguiremos nada en un corto periodo de tiempo. Lo habitual es que los resultados sean acumulativos y se vayan sucediendo poco a poco hasta alcanzar el objetivo fijado.
Un gran número de empresas todavía no han conectado con las ventajas que proporciona el entorno de trabajo en nube y lo ven como algo distante. Intentar realizar ciertos procesos sin el apoyo de la nube implica invertir un volumen de recursos excesivo que no tiene sentido en una era en la cual todo está conectado. De forma paralela, también es un error común confiar en la nube y hacerlo de una manera tan acelerada y poco planificada que llevará a cometer fallos y no aprovechar el entorno cloud de la manera más satisfactoria.
La tendencia reside en creer que los procesos automatizados son aquellos que intentan reemplazar las labores realizadas por una persona por otras tareas totalmente automatizadas. Aunque esta idea no es del todo equívoca, sí hay que tener en cuenta que la automatización de procesos va mucho más allá y se centra en múltiples características. Es el caso de la integración del propio sistema o la recopilación de indicadores que nos ofrezcan información sobre el rendimiento en tiempo real. Para que un negocio pueda mejorar de forma continuada, además de crear un modelo y analizar el proceso, es importante hacer hincapié en su mejora y rediseño para que así podamos obtener información sobre si se han optimizado de forma adecuada todos estos procesos.
Un proceso de mejora es mucho más eficaz si se lleva a cabo para resolver diferentes problemas. Es decir, una empresa debe entender que la cadena de producción es un todo. En el caso de que queramos hacer uso de este proceso de mejora sobre un hecho aislado, lo habitual es que no obtengamos los mejores resultados. Esto se debe a que la mejora continua engloba una serie de pasos, procedimientos, procesos y optimizaciones, siempre atendiendo a la productividad y eficiencia de la organización.
La gestión por procesos y mejora continua necesita que se visualice como un aspecto prioritario en el negocio que reciba el máximo apoyo y todos los recursos que haga falta. No se puede tener la esperanza, como decíamos antes, de que el proceso se termine en poco tiempo y encima hacerlo sin realizar una inversión coherente con los resultados que se está esperando obtener.
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