Diseño y utilidad de la matriz de datos

La matriz de datos es una de las herramientas de gestión de datos empleadas habitualmente en entornos de negocio. Junto con otras, como el repositorio de metadatos, la herramienta de gestión de flujo de trabajo o la de calidad de datos ayudan a cubrir algunas de las necesidades básicas de la mayoría de los programas de gobierno de datos.

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Características de la matriz de datos

Una matriz de datos es un gráfico bidimensional en el que se cruzan referencias entre los datos y las unidades de negocio encargadas de definirlos, producirlos y utilizarlos. Esta matriz permite a las empresas identificar de forma rápida y sencilla en qué puntos de la organización se producirá el impacto de los cambios provocados a los datos.

Para que sea útil y sirva para este fin,  en el diseño de la matriz de datos es preciso asegurarse de que ésta cumpla con las tres siguientes reglas:

• Incluir a todas las unidades de negocio existentes en la empresa.

• Reflejar también todas las responsabilidades específicas, relativas a la propiedad sobre los datos, que se presentan a través de las diferentes unidades de negocio.

• Representar los dominios y subdominios de datos.

En la práctica, a la hora de introducir la información en las cajas de la matriz hay que asegurarse de que los grupos de interés específicos de los datos (normalmente representados en la parte superior) se pueden cruzar con los datos específicos de negocio (que habitualmente se recogen a lo largo del lado izquierdo).

Qué información aporta la matriz de datos al negocio

Cuando la matriz de datos se construye de manera personalizada para el entorno de la organización, permite a los usuarios de negocio entender muchos aspectos importantes de sus datos, ayudándoles a mejorar su gestión. Entre el conocimiento que esta matriz permite adquirir destaca:

• Saber cómo se comparten los datos en toda la empresa.

• Conocer los intereses y responsabilidades de las distintas partes, que pueden cotejarse con la gestión de las unidades de negocio y los datos empleados en cada una.

Si, además, se cuenta con una matriz de actividad de gobierno de datos, se estará en disposición de acceder también a información sobre:

• Cuándo es necesario (o cuándo sería conveniente) que los diferentes usuarios se involucren en un proceso.

• Quiénes son los propietarios de los datos y cuál es el momento adecuado para que pasen a la acción y elaboren una respuesta eficaz.

La matriz de datos presenta de forma aséptica un esquema de los flujos reales de intercambio de datos en el entorno empresarial, traduciendo al complejidad en algo sencillo, claro y susceptible de interpretación por los responsables de negocio. Esta forma tan gráfica y estructurada de representar los datos permite abordar los problemas de negocio desde un planteamiento científico que permite que, mediante el análisis de la información sistemáticamente dispuesta en la matriz de datos, se obtenga el conocimiento necesario para describir, explicar o pronosticar la realidad.