El valor de la gestión de datos

Del gestor documental open source al data management

Posted on Sat, Apr 21, 2018

Un cambio de mentalidad que debe afrontar cualquier empresa que esté utilizando un gestor documental open source es el paso de pensar en gestionar documentos a enfocarse en gestionar datos.

 

gestor documental open source

Yozayo

Hay muchos problemas con un enfoque de gestor documental open source centrado en la administración de documentos, pero estos son los más importantes:

  • Un enfoque centrado en la administración de documentos conduce al uso de documentos como bases de datos y como resultado crea silos de datos.
  • Un enfoque centrado en documentos conduce a numerosos puntos de entrada para piezas de datos individuales.
  • Un enfoque centrado en el documento requiere mucho esfuerzo desperdiciado y entrada de datos redundantes.

No puede olvidarse que, tanto los documentos, como los sistemas de gestión de documentos siguen siendo necesarios para las empresas y cumplen una función importante. Sin embargo, hace falta entender que un documento es como una instantánea de los datos en un punto específico en el tiempo, no una base de datos.

Por ejemplo, si se crea una factura y los precios cambian al cabo de unos días, es obvio que no se desea que los datos contenidos en ese documento cambien, ya que es preciso que la factura refleje los precios cobrados en el momento en que se creó.

Cuando se necesita que los registros cambien automáticamente cuando los datos cambian hay que recurrir a una base de datos, no a un documento; hay que usar un sistema de data management, no valdría con un gestor documental open source.

Los sistemas de administración de documentos, como el gestor documental open source son sólo un problema cuando usan documentos como bases de datos: si se usan para actualizar, administrar, delegar, filtrar, ordenar, almacenar y compartir datos, entonces los documentos son en realidad silos de datos y eso termina perjudicando al negocio.

 

¿Problemas con el gestor documental open source? La solución: Data Management

Pero es posible evitar la proliferación de silos de datos, la información duplicada y los problemas de falta de calidad y, por tanto, de pérdida de confianza en los activos informacionales de la organización. Para ello, podríamos desarrollar aplicaciones que creen, actualicen, eliminen, muestren, gestionen, deleguen, filtren, ordenen, almacenen y distribuyan datos. Eso sí, sin olvidar que lo más importante sería que los datos usados por todas ellas deberían ser los mismos, algo que puede conseguirse si todas las aplicaciones comparten la misma base de datos en la nube.

De esta forma, ya se trate de una aplicación de escritorio o una aplicación de teléfono o diseñada para ejecutarse en una tableta, puede tenerse la garantía de que siempre crea, actualiza, elimina, visualiza, clasifica y filtra los mismos datos.

Tomarse el tiempo y el esfuerzo necesarios para apoyar la evolución de la empresa, del uso de un gestor documental open source a un paradigma centrado en los datos, con software móvil y de escritorio personalizado, con todos los usuarios de negocio compartiendo una base de datos en la nube, puede transformar el negocio y posicionarlo para crecer.

Tomar la decisión de apostar por el Data Management no sólo permitirá a la organización experimentar beneficios inmediatos, sino que le garantiza contar con la base necesaria para su desarrollo futuro.

 

pdf data management herramientas

Topics: Data Management