Data entry, trucos para una mayor eficacia

En el trabajo de data entry contamos con numerosas herramientas que utilizamos a diario y que llegan a ser cruciales para nosotros. Y por mucho que pase el tiempo Excel sigue siendo uno de los programas en los que más confiamos por las distintas posibilidades que ofrece y por la familiaridad que tenemos con su servicio. No obstante, en ocasiones desaprovechamos todas las opciones que ofrece Excel debido a que desconocemos algunos trucos que podrían llevar a que saquemos provecho al software de una manera más eficiente. A continuación repasaremos algunos de estos trucos para que podáis mejorar vuestro uso del programa conectado a la nube.

1. Introducir rápidamente la hora y la fecha

Esta es una de esas funciones que nos vienen muy bien en momentos puntuales y con la que ahorramos tiempo y aumentamos la eficacia, que viene a ser para lo cual compartimos estos trucos. Si no recordamos la fecha, lo único que tenemos que hacer es pulsar Control y la tecla del punto y coma (;). Eso hará que en la celda en la que nos encontremos se escriba la fecha de una manera automática. Si lo que queremos es escribir la hora, lo que haremos será pulsar Control, la tecla Shift y por último los dos puntos (:). Con esto lo que haremos será fijar en la celda la hora o la fecha de este momento concreto. Ese valor no cambiará por mucho que cambie el tiempo. Recordemos que esto es algo totalmente distinto a la hora y fecha que aparece en el caso de utilizar los comandos “hoy” o “ahora”, dado que en esos casos sí que se trata de una cifra que se modifica en tiempo real.

2. Aprovechar los formularios de entrada de datos

En el día a día con Excel hay una gran diferencia entre el uso del programa tal y como lo hacemos de base y el momento en el cual aprovechamos los formularios de entrada de datos. Lo que estos nos permiten es realizar la introducción sencilla de nuevos registros en paquetes de datos que ya se encuentren establecidos. Se lleva a cabo mediante un formulario pop-up y es muy fácil de utilizar, permitiendo el ahorro de tiempo y esfuerzos en aquellos casos en los que los datos tienen demasiadas columnas que nos requieren ir saltando de posición en posición mediante el uso del scroll.

Para utilizar los formularios de entrada de datos tenemos que añadirlos a la barra de acceso rápido. Pulsamos en el botón derecho del ratón y elegimos la opción de personalizar la barra de herramientas. Cuando aparezca la caja de diálogo elegimos la opción “todos los comandos” y el parámetro “Formularios”. Luego pulsamos añadir y los formularios de entrada pasarán a estar disponibles en la barra de herramientas de acceso rápido. A partir de ahí el uso de esta característica es sencillo, permitiendo añadir nuevas entradas al formulario y editar las disponibles de una manera muy simple.

3. Añadir ordinales a los números de forma automatizada

De lo que estamos hablando es de ahorrar tiempo y aumentar la eficacia, así que lo haremos por medio de todo tipo de funciones y atajos aunque nos parezcan sencillos. Una de las cosas que podemos hacer es utilizar un código que nos permitirá configurar el programa para que los ordinales se pongan de manera automática en los números que escribimos. De esta manera no solo vamos a estar ahorrando tiempo, sino que también nos libraremos de la pesadez de tener que poner los ordinales, algo que por otro lado en ocasiones se nos olvida. El código a introducir en este momento es el siguiente:

=A1&IF(OR(VALUE(RIGHT(A1,2))={11,12,13}),"th",IF(OR(VALUE(RIGHT(A1))={1,2,3}),CHOOSE(RIGHT(A1),"st","nd","rd"),"th"))

4. Rellenar celdas con más rapidez

Hay algunos comandos que nos ayudarán mucho para que completar las celdas sea más rápido y ahorremos tiempo. Uno de los que podemos utilizar se plasma pulsando Control y Enter al mismo tiempo. Cuando realizamos la selección de distintas celdas de forma simultánea apreciaremos que entre todas ellas habrá una que tendrá el papel de activa. Se trata de la celda que está iluminada con una sombra de color claro. ¿Qué ocurre si introducimos en esta celda algo con esa pulsación de teclas que hemos indicado? El valor aparecerá en todas las celdas que se encuentren seleccionadas. Tengamos en cuenta que esto se aplica a las fórmulas del programa, por lo que el aprovechamiento de tiempo y esfuerzo es elevado a todos los niveles. Es decir, si ponemos una fórmula con Control y Enter en la celda activa de una selección, la fórmula se aplicará a todas las celdas.

5. Saltar entre pestañas del programa

Algo tan sencillo como el desplazamiento entre pestañas dentro del programa se puede agilizar todavía más. Y cuando le cojamos el truco nos sorprenderemos por lo útil que será para nosotros. Para ello lo que tenemos que hacer es pulsar la tecla Control en combinación con las flechas de dirección hacia arriba o hacia abajo para realizar el movimiento en cuestión entre las pestañas. En poco tiempo veremos que esta es una de las mejores técnicas en las que podemos confiar para exprimir el potencial del software.

6. Números decimales más sencillos

Trabajar con decimales en los números puede llevarnos a invertir más tiempo del necesario, pero también tenemos un consejo para ello. Lo que haremos con esta modificación de la configuración será definir que el programa se ocupe de poner los puntos y los decimales, de manera que nosotros nos ocupemos solo de los números. Lo que haremos será ver cómo Excel pone siempre los dos últimos números que escribamos después del decimal. Por ejemplo, poniendo 1 se transformará en .01 y poniendo 10 lo que llevará a ser será 0.1 y así sucesivamente. Configuramos esta modificación desde el menú de opciones, luego Avanzado y después marcamos la opción “insertar automáticamente un punto decimal”. Luego podemos definir cuántos decimales queremos que haya cada vez.

Conclusión

Como decimos, Excel y el data entry cambian mucho en el momento en el cual hemos optimizado el uso del software. Por ello es conveniente que hagamos una pausa en nuestro día a día o que le dediquemos unas horas para poder aprender las distintas técnicas que nos permitirán exprimir el uso del programa. Os hemos dado algunos consejos, pero hay muchos otros que están esperando a ser descubiertos para que nuestra eficacia aumente.