Ventajas de un Golden Record gestionando datos maestros de clientes

Los datos maestros describen los componentes de una empresa: sus clientes, proveedores, distribuidores, socios, productos, suministradores de servicios, empleados, equipos y materiales, etc. En otras palabras, todo lo que es propiedad y es importante para una empresa. Por lo tanto, los datos maestros deben, por definición, ser coherentes, totalmente completos, actualizados y correctos, de modo que la empresa pueda alcanzar ciertos objetivos: entregar la cantidad correcta del producto correcto, al cliente adecuado, a un precio adecuado, en el lugar correcto, y con la factura correcta. Este requisito puede parecer casi trivial pero en realidad es todo lo contrario.

En una compañía típica tenemos un ERP, CRM, SCM, PLM, un datawarehouse, y algunas otras aplicaciones. Por lo general, hay unas cincuenta o más aplicaciones dando soporte a la empresa. Y dado que cada aplicación tiene sus propios datos maestros, esto significa que tenemos un problema de fragmentación.

Cada aplicación desarrolla su propia terminología y eso hace que la gestión de datos maestros se convierta en una pesadilla. Clientes, productos, o números de pedido de una aplicación no se corresponden con los de otras aplicaciones. El departamento de IT puede aportar un poco de ayuda mediante tablas de traducción, con las que tratará de transferir la terminología de datos maestros de una aplicación a otra. Pero esto no es una buena solución, porque, por ejemplo, la interacción con proveedores y clientes por sí misma provoca incremento de los costes. Cada vez que se añade un nuevo proveedor, cliente o producto, debemos crear una nueva tabla de traducción, y debemos agregar otros nuevos términos a todas las tablas de traducción. Esto hace que los cambios en IT sean lentos, propensos a errores, y lo peor de todo muy caros.

Consecuencias de la gestión inadecuada de datos maestros

• Cuando recopilamos datos maestros redundantes y son tratados por una aplicación, se necesita un considerable esfuerzo adicional en algunos departamentos especializados ya que los datos disponibles son inadecuados. Se pierde tiempo en la búsqueda, y eso se incrementa exponencialmente con el número de aplicaciones que se utilizan. Los empleados se pierden en actividades operativas, y queda poco tiempo para las actividades relevantes para el negocio a menos que se disponga de recursos adicionales. Los costes aumentan.

• Almacenar datos maestros redundantes aumenta el volumen de datos lo que da lugar a datos con diferentes estándares de calidad y actualización. En la parte operativa del negocio se producen Incoherencias y errores:

• Esto causa errores en los resultados de los procesos, lo que incrementa los costes considerablemente por producción equivocada, entregas equivocadas, precios incorrectos y facturas incorrectas. Las entregas son devueltas, los pedidos son cancelados, y los clientes están insatisfechos.
• Se producen interrupciones del proceso, o incluso cancelaciones. Esto significa una pérdida de productividad y costes considerables en los cuales se incurre por la intervención manual en procesos, pérdida de tiempo, y posibles penalizaciones contractuales.
• La inadecuada gestión de datos maestros también provoca incoherencias y errores a nivel táctico y estratégico.

• Las inconsistencias en la presentación de informes conducen a conclusiones erróneas e inexactas de gestión. Sólo se analizan las cifras y no el negocio. Esto da lugar a pérdida de oportunidades.
• El análisis inexacto implica decisiones de gestión deficientes, a menudo con consecuencias negativas imprevisibles.
• Los errores de la compañía reducen los niveles de satisfacción y la lealtad de los clientes, y esto significa que las cifras de ganancias se hundirán en el medio y largo plazo.

Todo esto muestra claramente que la gestión de datos maestros profesional es absolutamente esencial, y que la mayoría de las veces paga su coste por sí misma. Proporciona una ventaja financiera, evitando costes adicionales, incrementa la velocidad de llevar productos al mercado, y aumenta la facturación de la empresa. Esta ventaja financiera se puede calcular, y esos ahorros y costes que se evitan se pueden dedicar a la gestión de datos maestros profesional.

El concepto de Golden Record en la gestión de datos maestros

El golden record es el corazón de la gestión de datos maestros profesional. Un golden record es un registro de datos maestros uniendo todos los atributos relevantes de todas las fuentes de datos disponibles. En otras palabras, es un superconjunto de todos los atributos de todas las fuentes de datos.

Un golden record se administra en un repositorio central donde “data cleansing” y “data matching” garantizan su calidad. La resolución de identidades organiza registros similares de diferentes fuentes en un solo golden record. Los duplicados se evitan y el nivel de calidad de los datos se eleva. Este registro de datos que todo lo abarca también contiene enlaces a los registros de datos maestros en las diferentes fuentes de datos, desde donde se originan los atributos. Esto significa que cuando se realiza una actualización de un atributo en una fuente de datos en particular, la misma actualización se realiza en todas las demás fuentes pertinentes. Todos los datos disponibles se mantiene constantes en todos los sitios, y como no tienen que ser movidos físicamente, no se almacenan de forma redundante.

El resultado es que los silos de datos de la empresa están sincronizados y los datos fragmentados son una cosa del pasado. Los conjuntos de reglas individuales permiten que el golden record esté automatizado, y cuando es necesario, se procesa y mejora de forma manual.

Los datos maestros no permanecen estáticos. No sólo cambian cuando se produce una adquisición de una compañía por otra y se necesitan nuevas estructuras. Cada cambio en la organización, cada cambio en las reglas de negocio, y cada cambio en el mercado, todos requieren una actualización del modelo de datos maestros. Simplemente tener el modelo de datos maestros actualizado más reciente en el repositorio no es suficiente. El ciclo de vida completo de datos maestros debe estar disponible para la planificación de la empresa y preguntas analíticas típicas, por lo tanto, todos los datos deben ser manejados a través de su ciclo de vida. Esto significa también que el repositorio debe tener la historia del ciclo de vida disponible para todos los golden records.

Conclusión

Una gestión de datos maestros profesional se paga por sí misma. Los riesgos en los procesos de negocio se evitan, ya que unos datos maestros coherentes, correctos, completos y actualizados aseguran que el cliente correcto recibe el producto adecuado, en la cantidad correcta, al precio adecuado, en el lugar correcto, y con la factura exacta. Una alta calidad de datos maestros es el requisito previo para procesos de alta calidad.

Las consecuencias de datos maestros pobres pueden ser expresadas en términos monetarios debido al innecesario coste de procesos que esto causa, aunque también sirve como punto de referencia para un presupuesto de gestión de datos maestros.

La alta calidad de los datos maestros de clientes es particularmente beneficiosa para marketing, ventas y servicios, debido a que su vista del cliente de 360° permite análisis  de clientes más fiables y precisos. Las ganancias financieras también se puede ver en IT, así como con las fusiones y adquisiciones de empresas.