Software de base de datos. Master data management, el apoyo imprescindible

La gestión de datos maestros que se ejecuta con eficacia proporciona a la empresa un punto de referencia común y resulta esencial para el negocio. Generalmente, master data management se lleva a cabo mediante algún software de base de datos específico, aunque la tecnología y las herramientas han de apoyarse por:

Créditos fotográficos: istock a_Taiga

• Un buen gobierno de datos, que dicte las políticas necesarias a este respecto, se ocupe de la coordinación de los cambios que puedan producirse y lleve a cabo un control efectivo.

• La gestión de la calidad de los datos, prestando especial atención a las limpiezas manuales y automáticas de los datos maestros.

• Un modelo operativo a nivel de organización que reconozca la importancia de este activo y la criticidad de su preservación.

Cuando se lleva a cabo correctamente, la gestión de datos maestros contribuye a agilizar el intercambio de datos entre el personal y los departamentos, facilitando además el trabajo en múltiples arquitecturas de sistemas, plataformas y aplicaciones.

En la actualidad, es frecuente encontrarse con empresas en plena expansión, donde el número y la diversidad de los departamentos va en aumento, a la vez que lo hacen los roles de los trabajadores y las aplicaciones informáticas. Los fusiones y adquisiciones son ejemplos también de la importancia de un software de base de datos de master data management, ya que su uso puede minimizar la confusión y optimizar la eficiencia de la nueva organización.

Dónde se nota el respaldo de un buen software de master data management

En el día a día de las operaciones existen muchos momentos en que pueden apreciarse los efectos negativos de una mala gestión de datos maestros. No siempre es una cuestión tecnológica ni tiene que ver exclusivamente con la elección el software de base de datos, sino que, en ocasiones, estas consecuencias están relacionadas con:

• Falta de gobernabilidad: la ausencia de procesos estandarizados y la existencia de plataformas tecnológicas dispares son las causantes de brechas en la calidad de los datos que pueden afectar a la competitividad de la empresa, a su sostenibilidad o a su relación con los clientes.

• Lagunas en el maestro de clientes: el diseño de un plan de mantenimiento de los master data que vele por su calidad, en términos de integridad, consistencia, exactitud, completitud y actualización; es la mejor manera de prevenir inexactitudes o errores que distorsionen la visión sobre el negocio y lleven a tomar malas decisiones que afecten al posicionamiento de la empresa con respecto de la industria, por ejemplo, en cuanto al volumen de ventas.

• Pobre gestión de datos de proveedores: este tipo de fallos hacen disminuir la eficiencia en la adquisición de muchas organizaciones. Se trata de errores que podrán solucionarse con un software de base de datos específico, orientado a la gestión de datos maestros.

• Falta de datos maestros de material: cuando se carece de visibilidad o de un punto de vista único sobre determinadas áreas, como ésta, puede suceder que el resultado sea la proliferación de las compras libres, en vez de sujetas a unas reglas, dentro de la organización.

El impacto de la gestión de datos maestros sobre los resultados de una organización es tal, que no cabe siquiera plantearse la posibilidad de funcionar sin el apoyo de un software de base de datos específico. La eficiencia en la función de master data management determina el rendimiento en los procesos y operaciones y resulta fundamental para alcanzar la  excelencia.

Garantizar el cumplimiento de las regulaciones, lograr la reducción de costes, el aumento de la satisfacción del cliente, impulsar el crecimiento y llevar a cabo una adecuada gestión del riesgo son metas alcanzables si se prioriza el master data management y su enfoque, de forma holística y buscando avanzar hacia un modelo de madurez, con el soporte de la tecnología, pero también con el compromiso de los usuarios de la organización a todos los niveles.