Las claves de un proyecto de MDM

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Con su aplicación se consiguen atajar problemas relacionados con la pluralidad de sistemas de datos que trabajan con datos similares y realizan una gestión propia de los mismos. Es decir, trascendemos el sistema de gestión en silos y cuando hablamos de un determinado cliente o producto, todos los sistemas lo identificarán como tal.

Con ello realizamos una gestión de datos maestros que evitará datos duplicados y otras incompatibilidades u errores que suelen presentar los datos que no son confiables, con los riesgos que supone trabajar con ellos. 

Idealmente, por lo tanto, un proyecto de MDM ofrecerá una solución integral. Es decir, su alcance abarcará los sistemas de origen y de almacenamiento del negocio para consolidar un solo registro. Si el proyecto de MDM se realiza con éxito, será esa copia de oro la que ofrezca una versión realista de los datos empresariales.

Sin embargo, éste es en realidad un objetivo final, al que suele llegarse de forma progresiva. Antes de disponer de información confiable en toda la organización, capaz de ofrecer una visión homogenéa y veraz, hay un largo y complejo camino por delante que podemos simplificar con una implementación progresiva.

Las principales claves para un proyecto de MDM

Un planteamiento realista implica determinar qué precisamos de forma inmediata y qué objetivos, aún siendo deseables, quedan fuera de nuestro alcance. Es así como determinamos el marco de actuación, estableciendo a su vez referencias claras para proyectos futuros.

Dentro de los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning), por ejemplo, es común enfocarse en la categoría de los productos o de los clientes. Como idea general, la elección responderá a las necesidades más acuciantes.

Una vez identificada la entidad o categoría, establecido el modelo, atributos y jerarquías, conforme a las reglas de negocio, se establecerán los flujos de procesos y los permisos de usuario. Además, se asignarán responsables del mantenimiento de los registros.

Desde un enfoque técnico, el proyecto de MDM típico incluirá a las siguientes fases:

• Acceso a los datos: identificación de las fuentes que se incluirán en el proyecto.
• Descubrimiento y recolección de datos.
• Transformación, tanto en la entrada como en la salida.
• Detección de errores: consolidar, buscar la cohrerencia, integridad, deduplicar, etc.
• Limpiar los datos: enriquecimento, reglas de validación y otras iniciativas data quality.
• Masterización: crear un golden record o copia de oro.
• Entregar: sincronizar los datos maestros para las apicaciones y almacenes de datos.

También es esencial contar con los recursos humanos necesarios, incluyendo técnicos competentes y personas del negocio que conozca bien la entidad. Unos y otros son vitales para el éxito del negocio, pues este tipo de proyectos exigen una implementación técnica ad hoc que además cuente con el respaldo de la alta dirección. De otro modo, el proyecto está condenado al fracaso antes incluso de su inicio.

Si la definición del proyecto y las fases apuntadas son claves para el éxito de un proyecto de MDM, no lo son menos los pasos dados para aplicar la gestión del cambio, entre los que será importante llevar a cabo procesos, descripciones de puestos de trabajo, establecer objetivos de rendimiento, vencer resistencias y determinar nuevas políticas y responsabilidades de los datos.

En efecto, la implementación de un proyecto MDM va más allá de la mera tecnología. Es indudable que se trata de un proyecto tecnológico, pero a la hora de plantearlo y llevarlo a cabo es fundamental cumplir una serie de requisitos al margen. Se trata, en definitiva de cuidar de principio a fin los procesos, evitando centrarnos únicamente en la tecnología.

Las personas que constituyen los grupos de interés, las políticas de la empresa y las tecnologías son requisitos necesarios. Es más, los expertos suelen afirmar que las personas y las políticas tienen una influencia incluso más fuerte que las tecnologías. Por esta razón, una buena planificación no debe obviarlo.

A nivel tecnológico, las organizaciones deben definir su estrategia de MDM teniendo en cuenta la política corporativa, englobando el concepto de integración de datos y buscando que responda a necesidades de migración, replicación y sincronización. No en vano, una iniciativa de este tipo abarca un sinfín de aspectos: desde la administración de metadatos hasta el control de su calidad, consolidación o, entre otros fines, la conciliación de datos relativos a las categorías abordadas.

Por esta razón, entre otras, se aconseja la implementación parcial, ya sea departamental o interdepartamental. Aunque la empresa es un todo que requiere soluciones integrales, la experiencia demuesta que siempre será más efectiva una mejora paulatina, que vaya ampliando su alcance. Finalmente, todas las iniciativas acaban convergiendo hacia un mismo fin, la mejora del activo más valioso de una empresa: la información en sus sistemas operacionales y analíticos.

Es un hecho que sin reglas tecnológicas y de negocio eficaces para la manipulación de los datos, las compañías no pueden alcanzar todo su potencial en la obtención de beneficios. En este sentido, la implementación de un proyecto de MDM supone una inestimable ayuda que, por otra parte, responde a necesidades que hasta ahora no encontraban respuesta.

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