Integración de base de datos: 2 desafíos que no esperas y sus soluciones

Uno de los retos que con mayor frecuencia se plantea en el proceso de integración de base de datos es establecer expectativas realistas. Si a esto se le suma la necesidad de garantizar una buena coordinación entre las bases de datos, el software, los equipos y el personal; es evidente que la organización se pone a las puertas de una de sus mejores oportunidades o uno de sus fracasos más estrepitosos.

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Pero la decisión es seguir adelante, ya que tampoco puede avanzarse sin un sistema integral de gestión de la información. Mejores prácticas, estrategias, sentido común y experiencia son los ingredientes que pueden asegurar un resultado como el que se espera, cuya adopción y uso confirmarán que se ha sabido manejar el alcance completo de la complejidad de una tarea como la de la integración de base de datos. A ello hay que sumarle la habilidad para poder superar algunas de las situaciones más difíciles que se pueden plantear en el proceso. Como las siguientes.

2 situaciones que pueden plantearse durante la integración de base de datos y cómo resolverlas

1. EL PROBLEMA. La necesidad de aumentar el presupuesto destinado al proyecto de integración de base de datos debido a coste imprevistos: los gastos no anticipados son un desafío derivado del desconocimiento o la falta de experiencia. Existen ciertos elementos que resultan difíciles de predecir y cuantificar para las personas que no están familiarizadas con este tipo de procesos. Ejemplo de ellos son:

• Costes laborales: relativo a la planificación inicial, la evaluación y la programación, pero también los que tienen que ver con la necesidad de adquirir datos adicionales.

• Cambios tecnológicos: puede suceder que, durante el proceso, una disrupción resulte en un avance que se precisa incorporar al proyecto de integración de base de datos. Se trataría de otra inversión inesperada.

• Adquisición de software y hardware: en el mercado existen múltiples opciones y puede ser que, a la hora de la verdad, la empresa se dé cuenta de que sus necesidades requieren de un producto un poco más sofisticado del que se había planeado utilizar. Eso también se traducirá en unos euros más a sumar al presupuesto.

• Costes directos: que pueden haberse calculado con poca precisión, como los relacionados con el mantenimiento y almacenamiento de datos o con la mano de obra. También puede suceder que la realidad del sistema exija niveles de servicio superiores a los previstos, por ejemplo, por falta de calidad en los datos.

LA SOLUCIÓN. Más que resolver este tipo de situaciones conviene prevenirlas, evitando presupuestos demasiado optimistas. Para ello, se pueden aplicar las siguientes estrategias:

• Invertir en analistas experimentados, para ganar en racionalidad del enfoque a la hora de estimar los costes del proyecto de integración de base de datos.

• Combinar el realismo con la visión de futuro, desde una perspectiva colaborativa, donde la participación de las distintas partes implicadas se traduzca en precisión.

• Cuidar la planificación y esforzarse en identificar los elementos que aunque puedan parecer poco probables de intervenir, podrían afectar drásticamente al coste total del proyecto.

• Pensar siempre en el usuario de negocio, que es para quien mejor tiene que funcionar esta integración de base de datos que se quiere llevar a cabo.

2. EL PROBLEMA. La falta de cooperación del personal y los silos informacionales. Es bastante frecuente que en las organizaciones existan grupos de usuarios que, habiendo desarrollado por su cuenta determinadas bases de datos, incluso de forma independiente al personal de IT; se muestren muy reticentes al cambio. Temen ver peligrar la satisfacción de sus necesidades particulares. Desconfían de la eficacia del nuevo sistema y su escepticismo refuerza esa actitud de resistencia.

No es el único caso de falta de colaboración para el proyecto, también pueden plantearse situaciones como:

• Incomodidad ante la transparencia de la información.

• Insubordinación ante un inminente mayor control que afecta a la recogida y acceso a los datos.

• Falta de apoyo de la Alta Dirección.

• Insuficiente comunicación que impide a los usuarios de negocio darse cuenta de las ventajas de la integración de base de datos.

LA SOLUCIÓN. El compromiso, la apertura y la transición hacia un nuevo modelo de negocio, mucho más eficaz, confiable y consistente necesita que el proyecto de integración culmine. Para ello, es preciso asegurar que:

• El compromiso de la Dirección Ejecutiva.

• La adecuada información a las partes interesadas.

• Recogida de las preocupaciones de cada usuario.

• Educación incremental.

• Integración de perfiles técnicos y de negocio en el equipo de proyecto.