Cómo aumentar la precisión de tus datos de Salesforce

Como responsable de ventas de una empresa con Salesforce, seguro que te sientes identificado con una situación en la que los datos que hay en tu CRM no son todo lo precisos que te gustaría. Sobre todo en lo que se refiere a datosde contacto.

Te habrás encontrado con datos imprecisos u obsoletos que acaban perjudicando tus objetivos de ventas. La mayor parte de esos problemas los puedes encontrar en:

• Las direcciones postales de contactos. Direcciones erróneas que provocan que documentación de marketing o incluso facturas, para el caso de clientes, no lleguen a sus destinatarios.

• Direcciones de correo electrónico. Que perjudican la comunicación fluida entre tu equipo de ventas y tus clientes potenciales, lo cual puede hacer que ofertas especiales no lleguen a tiempo y se pierdan ventas.

• Números de teléfonos. Que cuando son erróneos provocan, además de la pérdida de oportunidades, el desperdicio de tiempo en el equipo de ventas y en el de atención al cliente, lo que de nuevo perjudica las ventas y puede también enfadar a clientes que esperan una llamada de soporte.

En este artículo te vamos a ayudar a mejorar la precisión de estos datos de contactos para que puedas sacar el máximo partido de tu Salesforce, aumentando tus ventas y consiguiendo tus objetivos.

¿Por qué se producen esos problemas de precisión de datos en Salesforce?

Hay tres situaciones que provocan que los datos poco precisos aparezcan en tu sistema:

• Los comerciales pueden introducir los datos con errores en el sistema bien por no haberlos escuchado correctamente de la fuente o bien porque a pesar de haberlos recogido bien, no los han escrito de forma correcta.

• Cuando hay un formulario de introducción de datos, tanto el cliente como el personal de la empresa, pueden introducir los datos incorrectamente, ya sea por accidente o de forma deliberada.

• El paso del tiempo provoca que los datos se deterioren. Las personas cambian de número de teléfono, cambian de domicilio, de correo electrónico, y cambian también su situación personal. Si hace un año estaban casados, ahora podrían no estarlo y quizás crear una fricción en una llamada telefónica en la que se supone que deberíamos tener esa información. Por otro lado, los negocios también se trasladan, abren nuevas delegaciones o se fusionan con otras empresas.

¿Cómo puede solucionarse este problema?

En primer lugar, hay un par de tareas sencillas que deben hacer con los correos electrónicos, teléfonos y direcciones para garantizar su precisión:

• Una vez se introducen en Salesforce es necesario validarlos.

• De manera rutinaria debemos limpiarlos para asegurarnos de que se mantienen actualizados.

Para ayudarnos en estas tareas podemos utilizar una herramienta de Verificación de Datos de Contacto (CDV). Mediante este tipo de herramientas podemos hacer de forma automática, tanto en el momento de entrada de la información como en modo batch de modo periódico, lo siguiente:

• Direcciones de correo electrónico: comprueba que las direcciones de email están operativas para garantizar que no acabamos en una lista negra.

• DIrecciones postales: la herramienta realiza una comparación de la dirección introducida y su formato con lo habitual en el país al que pertenece esa dirección. Se pueden comparar direcciones de casi 250 países y territorios.

• Números de teléfono: mediante este tipo de herramientas podemos comprobar no solo que los teléfonos introducidos son correctos sino también el horario de la zona a la que pertenece para avisar que no se debe llamar en horario nocturno de ese territorio.

¿Cómo se puede obtener un CDV y cómo funciona?

Pregunta a tu proveedor especialista en servicios de gestión de datos por una de estas herramientas de verificación de datos de contacto en Salesforce. Se trata de una herramienta muy fácil de implantar e integrar en el propio Salesforce.

Lo ideal es que la instalación pueda hacerse simplemente yendo a Salesforce App Exchange y suscribiéndose a la aplicación. Tu proveedor debería poder enviarte un enlace y una clave de instalación.

Para hacer funcionar la herramienta se deben definir los conjuntos de datos que se quieren validar como son los correos electrónicos, teléfonos y direcciones postales, y esperar a que la herramienta realice su trabajo. Una buena herramienta CDV debe ser capaz de realizar las siguientes funciones:

1. Cuadro de mando de análisis: la herramienta puede analizar los datos históricos de Salesforce e incorporar esos datos a un cuadro de mando de calidad de datos que puede mostrar información acerca del número de registros precisos e imprecisos.
2. Validación en tiempo real: se trata de validar los datos de contacto durante su introducción en salesforce. Se pueden validar y verificar los teléfonos, emails y direcciones introducidas, en el mismo momento de su introducción.
3. Limpieza en modo batch: esta función realiza comprobaciones de forma periódica para detectar registros obsoletos. Funciona en segundo plano y puede programarse su periodicidad. Lo que hace es marcar los datos como no válidos e indicar la causa.