Alineación de sistemas de información con la estrategia de la empresa

Muchas empresas cuentan con un panorama de sistemas de información en el que conviven diversos tipos de tecnología con otros sistemas heredados. Además, muchas empresas gestionan una arquitectura en la que no existe una visión clara de las decenas o cientos de servidores, paquetes de software, dispositivos de red, elementos de datos y procesos de negocio, que forman su complejo entorno de sistemas de información.

Por lo tanto, sin una imagen clara de este entorno, el resultado es una planificación ineficaz con una gobernabilidad débil y recursos de IT desperdiciados.

La gestión es el arte sutil de lograr la alineación entre los diversos componentes de una empresa, su entorno y su estrategia. La alineación efectiva entre la estrategia de la empresa y los sistemas de información, requiere el análisis de los problemas y cambios empresariales a todos los niveles, desde la perspectiva del mercado hasta las cuestiones más tecnológicas.

La interfaz requerida entre la estrategia de empresa e IT debe basarse en una traducción clara y continua de los requisitos del negocio en lo que se refiere a sistemas de información.

Una arquitectura empresarial correcta puede ayudar a alinear sistemas de información y empresa

Una adecuada arquitectura empresarial ayuda a lograr el objetivo de alineación entre los sistemas de información y la estrategia de la empresa, aunque esta arquitectura abarca algo más que el problema de la alineación.

En una gran empresa, es necesario un marco rigurosamente definido para poder captar una visión de todo el sistema en todas sus dimensiones y complejidad.

La arquitectura empresarial es un marco capaz de coordinar las muchas facetas que conforman la esencia fundamental de la empresa. Es el plan maestro que actúa como una fuerza integradora entre los aspectos de planificación de negocios, tales como objetivos, visiones, estrategias y principios de gobernanza; aspectos operacionales de negocio, tales como condiciones de negocio, estructuras de la organización, procesos y datos; aspectos de la automatización, como sistemas de aplicación y bases de datos; y la infraestructura tecnológica que habilita la empresa, como ordenadores, sistemas operativos y redes.

Componentes de la arquitectura en relación con la alineación

Dado que los sistemas de información son componentes clave para definir la infraestructura de una organización, asegurar la alineación entre los sistemas de información y la estrategia de la organización debe ser la máxima prioridad del CIO. De hecho esto es actualmente la preocupación número uno del CIO.

Por lo tanto, considerando lo anterior, podemos definir la alineación entre la estrategia de la empresa y los sistemas de información como una forma de cuantificar el nivel de coherencia en relación con la necesidad de la empresa, la infraestructura de IT y la gestión de la información.

Hay una fuerte relación entre los componentes de la arquitectura empresarial y la posibilidad de entender la alineación como resultado de posibles desajustes entre:

• Procesos de negocio e información.

• Procesos y aplicaciones empresariales.

• Aplicaciones e información.

• Aplicaciones e infraestructura de IT.

Sin embargo, los principales desajustes se encuentran en los tres primeros puntos, aunque cuanto más alineada esté cada dimensión, más fácil será implementar y mantener la solución global.

En algunos casos la dificultad es inherente y no hay manera de evitarlo. En otros casos la dificultad resulta de malas decisiones tomadas.

La mayoría de las organizaciones suelen estar en un estado de desalineación, lo que lleva a que operen con niveles de rendimiento disminuido.

Se debe identificar el núcleo de los procesos de negocio de la organización, qué información de la empresa debe recopilarse, cómo organizar esta información y cuáles son los sistemas de información que deben soportar esos procesos de negocio.

Para identificar estas cuestiones clave podemos empezar por:

• Hacer una lista de las evidencias actuales de desalineamiento.

• Hacer preguntas a roles específicos de la organización, con cuyas respuestas nos puedan revelar la naturaleza y el estado de la alineación.

• La heurística de la alineación.

Entendimiento entre empresa y sistemas de información

Las empresas necesitan estrategias de éxito medibles. Las herramientas y técnicas cuantitativas y cualitativas son esenciales para evaluar con precisión los procesos organizativos y compararlos con las mejores prácticas de la industria. Ahora más que nunca, la gestión requiere resultados demostrables y medibles.

La interdependencia entre el CEO y el CIO es aún más crucial cuando nos referimos a la alineación de sistemas de información con estrategia de negocio. Muchas empresas todavía luchan para lograr una relación satisfactoria entre estrategia de negocio y sistemas de información.

En muchos casos, un problema importante para lograr esta alineación es la falta de entendimiento y comunicación entre estos dos mundos. De hecho, la mayoría de empresarios tiene una comprensión intuitiva de cómo funciona su negocio, pero rara vez son capaces de comunicarlo de una manera clara y sencilla. Como resultado, el personal de sistemas de información, raramente entiende lo que se espera de ellos y cómo pueden mejorar los objetivos de negocio de la empresa. Sin embargo, sí saben lo que la tecnología es capaz de proporcionar, aunque tienen dificultades para lograr una estrategia que se ajuste al panorama general de la empresa.

Roles en la organización

La relevancia de identificar los diferentes roles de la organización en relación con la alineación de sistemas de información y estrategia de negocios es importante porque las expectativas de sistemas de información son diferentes de un nivel de alta dirección a un nivel operacional.

Desde el punto de vista de sistemas de información, para el CEO es importante, entre otras cosas:

• Determinar dónde está su organización hoy y hacia dónde quiere ir, y cómo los sistemas de información pueden apoyar esa visión.

• Examinar el grado en que los problemas actuales de procesos vs la infraestructura de IT contribuyen o perjudican el logro de los objetivos funcionales y financieros de la organización.

• Comprender que la información posibilita una toma de decisiones enfocada en la misión de la empresa y que son indispensables unos sistemas de información precisos y preferentemente alineados.

Algunas preocupaciones para el CIO deberían ser:

• Gestionar la información, asegurarse de que se recopila de manera eficiente, verificar la precisión, el almacenamiento seguro y que está disponible cuando se requiere, en el formato adecuado. La gestión de este flujo de información implica automatización de procesos de negocio, lo cual posibilita la automatización de las actividades empresariales para ayudar a las personas a capturar, organizar y solicitar información sobre el entorno empresarial.

• Habilitar acceso seguro, confiable y oportuno a la información correcta, desbloquear la información y superar los límites dentro y entre las organizaciones.

• Promover la arquitectura empresarial como la mejor manera de entender cómo los sistemas de información están alineados o desalineados con los objetivos de la organización e identificar dónde la re-arquitectura puede mejorar los costes, la funcionalidad y la eficiencia de IT.

• Comprender el valor de utilizar estrategias probadas para llevar a cabo las evaluaciones de arquitectura empresarial con un control exitoso de las iniciativas, logro de cumplimientos, y proporcionar trazabilidad entre las decisiones tecnológicas y los objetivos empresariales.

En cuanto a los COO, CFO, CMO y otros directores dentro de la organización, las preocupaciones están relacionadas con la manera de lograr metas a corto plazo de manera que se refleje la visión a largo plazo de la organización, teniendo como recurso los sistemas de información que ayudan a proporcionar un enfoque más colaborativo y productivo, y un enfoque funcional para lograr los objetivos de la organización.

Para el personal operativo, es un requisito, al menos, saber qué información está disponible en los sistemas de información, cómo obtener acceso a ella de manera segura, cómo combinar y fusionar datos de los diferentes fuentes, y cómo y cuándo compartir información relevante con otros departamentos.