7 formas de optimizar el modelado de procesos

El modelado de procesos responde a la búsqueda de su optimización. Se trata de una práctica bastante recomendable, sobre todo si se tiene en cuenta que existen varias maneras de impulsar los procesos en el ámbito empresarial, como las que requieren de la intervención humana, las que surgen como consecuencia de un evento externo o dan inicio al invocarse como servicio web.

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En cualquiera de los casos, una vez que el proceso da inicio, entre sus pasos, es probable que exista alguna combinación donde se mezcle la orientación humana con otras etapas del sistema. En algunos casos el porcentaje de una y otras variará, por ejemplo, es posible que existan más pasos de cara al humanos si se trata de una aplicación de flujo de trabajo de tipo más tradicional, pero sucederá a la inversa en procesos más automatizados en los que la intervención del usuario se reduce a hacer frente a la reparación de errores de datos que necesiten ser resueltos. Conocer este tipo de características es importante para optimizar el modelado de procesos.

Las claves del modelado de procesos optimizado

Más allá de centrase en aspectos puramente tecnológicos, para optimizar el modelado de procesos es necesario buscar en fórmulas que permitan la innovación. Conocer algunas de las características básicas de los procesos, como las presentadas en los primeros párrafos, puede ayudar a decantarse por las opciones con mayores probabilidades de éxito.

En términos generales, para un modelado de procesos mejorado se puede experimentar en las siguientes direcciones:

• Profundizar: comenzando por la captura de la información del proceso para entender lo que está pasando, la recopilación de datos sobre cada proceso es un paso imprescindible para identificar las áreas susceptibles de mejora y tener una base sobre la que analizar las diferentes alternativas.

• Monitorizar: como complemento a la profundización en el proceso o aplicada de forma posterior a los cambios practicados para su optimización, el seguimiento es necesario, no sólo para comprobar el ajuste efectivo y sostenible en el tiempo, sino para hallar nuevas fuentes de innovación en el modelado de procesos.

• Automatizar: minimizar la intervención humana puede ayudar a reducir errores, además de contribuir efectivamente a la agilización del sistema.

• Introducir variaciones: por ejemplo, en la secuencia de los pasos o  permitiendo el desarrollo de procesos paralelos.

• Eliminar intermediarios: una manera de optimizar los procesos es fomentando la autonomía usuaria. El modelado de procesos orientado al autoservicio es una fuente de beneficios para el negocio.

• Integrar: otro modo de enfocar el modelado de procesos es tratando de lograr la integración efectiva entre las tareas orientadas a la intervención humana y las atribuidas en exclusiva al sistema.

• Externalizar: en ocasiones, el modelado de procesos concluye con la propuesta de externalización al averiguar que la opción óptima es la que se lleva a cabo recurriendo a elementos ajenos al entorno local de la empresa.

Dependiendo de la empresa y sus objetivos con esta acción, habrá lugares donde se pueda sacar más partido al modelado de procesos, lo importante es buscar la eficiencia y fomentar la agilidad, evitando redundancias, sobrecargas y rigidez.